Ponerse de acuerdo: Cómo una Constitución puede beneficiar a su empresa familiar

Una constitución familiar es un documento vivo creado y aplicado por una familia que guía sus relaciones dentro de su empresa familiar. Define su visión colectiva e incluye principios, políticas y declaraciones. Su objetivo es encauzar su energía cooperativa, inspirarles para alcanzar nuevas cotas, aclarar funciones, responsabilidades y expectativas, y orientarles a la hora de tomar decisiones cada vez más complicadas. Con el tiempo, se convierte en un registro vivo de los valores fundamentales, los procesos y las decisiones que apoyan a una familia en su trabajo conjunto para dirigir su empresa a las generaciones venideras.

Al crear una constitución familiar, los dirigentes pueden establecer la visión que hará que la familia, los propietarios y los directivos remen en la misma dirección. A medida que una empresa familiar crece, se complica. El aumento de los ingresos implica más empleados, productos y clientes. Más empleados requieren espacio, tecnología y formación. Al mismo tiempo, la familia crece y cambia. Los hijos crecen, estudian y crean sus propias familias. Algunos se unen a la empresa familiar, mientras que otros conservan la propiedad pero se mantienen al margen de la gestión diaria. En el transcurso de una generación, lo que empezó como una empresa familiar "familiar" puede convertirse en una empresa compleja con perspectivas e ideas diversas. En ausencia de objetivos, estructuras y procesos claros, el hecho de que más personas expresen más opiniones y sigan caminos individuales creará confusión y desarmonía.

Antes de crear un estatuto familiar, es importante tener en cuenta todo el concepto de gobierno de la empresa familiar: un sistema de estructuras (por ejemplo, consejo de administración, family office, consejo familiar) y procesos diseñados para fomentar una comunicación constructiva, una toma de decisiones excelente y la identificación y resolución oportunas de los problemas. Una constitución familiar cuidadosamente elaborada y muy personalizada puede contribuir en gran medida a que una empresa familiar mejore en estas importantes áreas. 

¿Por qué las familias deciden crear una Constitución?

En resumen, ponerse de acuerdo (¡literalmente!) sobre la administración de las empresas, las relaciones y los activos que más les importan. Por ejemplo, consideremos el caso de un padre y una madre que fundan, poseen y gestionan un negocio de transporte durante 40 años. Planean jubilarse y traspasar a partes iguales el control de la propiedad a sus hijas gemelas. Una lleva 20 años trabajando en la empresa como directora de logística y la otra es dermatóloga. Históricamente, su relación como hermanas ha sido excelente.

Ahora, hay muchas cuestiones que resolver antes de que papá y mamá se jubilen. ¿Quién dirigirá la empresa? ¿Quién tomará esa decisión? ¿Cómo compartirán las hijas los riesgos de ser propietarias de la empresa? ¿Deberían convertirla en una empresa nacional o mantenerla como empresa regional? ¿Con cuánto riesgo se sienten cómodas? ¿Y si uno de los nietos quiere trabajar? ¿Y cómo se les compensará y evaluará? ¿Y si una de las hermanas quiere vender su mitad del negocio?

Ya ves el problema. Si cada hermana posee el 50%, ninguna lo controla. Una tiene más experiencia en el día a día, pero no como líder. El escenario está plagado de malentendidos y tensiones. Sin un acuerdo sobre estas cuestiones y otras más, la históricamente sólida relación entre las hermanas está en peligro. A medida que las propietarias debaten y responden juntas a estas importantes cuestiones, es crucial que lo hagan constar por escrito. De ahí la necesidad de un documento rector, como una constitución. 

¿Qué proceso de creación puede utilizar una familia que sea valioso y útil?

En cuanto a los pasos prácticos para empezar, empiece por decidir quién estará incluido en el proceso. ¿Toda la familia, incluidos todos los hijos? ¿Descendientes directos? ¿Los familiares políticos? ¿O un comité de trabajo que represente al conjunto? Como regla general, sugerimos que un grupo de entre 5 y 8 adultos se encargue del trabajo pesado de esbozar, redactar, editar, comunicarse con el resto de la familia y finalizar. Lo ideal es que sean una representación equilibrada de la familia que incluya rama, geografía, propiedad, empleo, generación y género. Suelen ser voluntarios que comprenden las ventajas de crear la constitución y, lo que quizá sea más importante, están dispuestos a trabajar duro para completarla.

A continuación, asigne funciones. Un jefe de comité que mantenga al equipo centrado en el objetivo y proteja los borradores de constitución que vayan avanzando. Un coordinador de comunicaciones para preparar y distribuir notas y órdenes del día. Un coordinador de logística que se encargue de programar las reuniones, asegurar el espacio para las reuniones y ocuparse de la tecnología y otros detalles de las reuniones (comidas, refrescos, papel, enchufes para portátiles, teléfonos, etc.). Como idea, deja que la personalidad de tu familia brille aquí y sé creativo para que este proceso encaje. Por ejemplo, una familia acuñó el término "Gran Queso" para el líder de su comité y otra celebró las reuniones en su restaurante favorito.

A continuación, acuerde la duración y la frecuencia de las reuniones. Una reunión típica es cada 6-8 semanas durante 3-4 horas. Yo prefiero empezar temprano por la mañana para aprovechar los cerebros descansados, rebosantes de energía y listos para crear. Por término medio, el plazo de ejecución oscila entre 12 y 18 meses cuando el equipo de constitución se reúne cada 6-8 semanas.

¿Qué suele incluir una Constitución familiar?

Mi primer cliente tenía un negocio de joyería en Nueva York. Como parte de mi investigación, me reuní con un analista de Wall Street que conocía el sector minorista de la joyería. Me senté con él y enseguida me hizo cuatro preguntas: "¿Quién es usted? ¿Qué es importante para ti? ¿Por qué? ¿Qué intentas conseguir?".

Empecé a tropezar con mis respuestas antes de preguntarle: "¿Por qué ha empezado la reunión con esas preguntas?". Me contestó: "Mire, todos tenemos un tiempo y una energía limitados cada día. Prefiero trabajar con gente que sabe quién es y lo que quiere conseguir". Este intercambio se me quedó grabado. El poder de estas preguntas cambió mi enfoque del trabajo.

Un planteamiento similar funciona para las familias que empiezan a crear una constitución. En pocas palabras, el equipo responde conjuntamente a preguntas clave que, si no se responden, pueden dar lugar a confusión e interpretaciones erróneas. Estas indicaciones no pretenden abarcarlo todo, pero empiece por aquí y vea qué más surge:

• Propósito: ¿Por qué trabajamos juntos?
• Objetivos: ¿Qué queremos conseguir?
• Valores fundamentales: ¿Qué es lo que más nos importa?
• Código de conducta: ¿Cómo nos comunicaremos y resolveremos juntos los problemas?
• Funciones: ¿Quién hará qué?
• Métricas: ¿Cómo mediremos el éxito?

A continuación, hay que decidir cómo organizar la constitución. Como asesores de empresas familiares, enseñamos a nuestros clientes a clasificar los problemas y las oportunidades como relacionados con la familia, la empresa o la propiedad y, a continuación, a seguir las estructuras y los procesos de gobierno aplicables en cada ámbito. Muchas de nuestras familias clientes organizan sus constituciones de forma similar, con las declaraciones y acuerdos familiares en primer lugar (por ejemplo, las seis declaraciones fundacionales anteriores), la propiedad/oficina familiar en segundo lugar, el consejo en tercer lugar y las políticas empresariales en cuarto lugar.

A continuación, determine qué políticas desea crear la familia más allá de las seis primeras preguntas fundacionales. Las políticas y los acuerdos, plasmados en una constitución, crean previsibilidad y expectativas que pueden reducir las interacciones emocionales entre los miembros de la familia.

Para orientarle, aquí tiene una lista de las 10 declaraciones y políticas más comunes que nuestros clientes crean juntos: visión familiar de la empresa, estrategia general de gobierno, política de empleo familiar, política de retribución familiar, política de oficina familiar, política de nuevas empresas, expectativas del propietario, política de prebendas familiares, visión del propietario para el consejo y política de distribución.

Todas las políticas que una familia decide incluir en su constitución son importantes, pero quiero subrayar la importancia del código de conducta. Todas las familias tienen raíces emocionales. Están llenas de amor y lealtad, pero también de frustración y conflicto. Es esencial establecer y acordar unas expectativas claras sobre cómo comunicarse desde el principio, para asegurarse de que los miembros de la familia se escuchan activamente, intentan entenderse y no saltan a patrones históricos de interrupciones o exabruptos.

Consejos y sugerencias útiles

Unos estatutos pueden ser una herramienta excelente para comunicar los objetivos y propósitos de alto nivel a todas las partes interesadas de una empresa familiar, incluidos los miembros jóvenes de la familia, los clientes y empleados clave y los miembros del consejo de administración.

A menudo vemos estallar conflictos en torno a propiedades familiares compartidas (casa en la playa, casa en el lago, etc.) o bienes familiares limitados (entradas para acontecimientos deportivos, avión, puntos de recompensa de las tarjetas de crédito de la empresa, etc.). Una política de "ventajas familiares" o de bienes familiares compartidos puede ayudar a gestionar estas minas terrestres emocionales estableciendo un proceso justo para distribuir estos beneficios de manera equitativa.

En muchas ocasiones, antiguos clientes vuelven a ponerse en contacto con nosotros y nos expresan su gratitud por haberles guiado a través del proceso de desarrollar la gobernanza y plasmarla en una constitución. Señalan estos pasos como claves de su éxito empresarial continuado y de unas relaciones familiares favorables. Hay que tener en cuenta que una constitución familiar no siempre es la solución adecuada. Por ejemplo, si la generación de control está centrada en la venta a un comprador externo, una constitución es menos valiosa. Además, si la familia está experimentando un conflicto significativo y creciente, una constitución no es la solución. Los conflictos en una familia son normales. Sin embargo, en los casos en los que las tensiones aumentan, se producen cortes emocionales, la comunicación se vuelve hiriente y las facciones familiares se atrincheran en posiciones de batalla, esos problemas necesitarán un enfoque diferente.

Conclusión:

Muchas de las dinámicas que provocan tensiones en una empresa familiar pueden resumirse en visiones diferentes sobre el futuro. Trabajar juntos para redactar unos estatutos puede desviar la atención de las diferencias y poner de relieve las ideas, creencias y planes compartidos que crean armonía entre un grupo de miembros de la familia cada vez más diversos. Si se hace correctamente, un enfoque colaborativo dará la oportunidad de incluir y escuchar a todos los miembros de la familia, desde los más propensos a experimentar la vida a través de los sentidos y los sentimientos hasta los que se basan más en la lógica y el pensamiento.

En cuanto al beneficio general de crear una constitución, Shayne W, uno de nuestros clientes, lo expresó así: "Cuando creamos por primera vez el gobierno de la familia, estábamos divididos como familia. No estábamos seguros de cómo crear una alineación entre tantos propietarios y diferentes miembros de la familia. El proceso de redacción de una constitución nos dio un propósito y un objetivo claros que ayudaron a nuestro grupo a empezar a trabajar en equipo. Dio lugar a muchas conversaciones productivas entre los distintos miembros de nuestra gran familia mientras debatíamos políticas e ideas a lo largo de muchos meses. El resultado fue un consejo familiar muy eficaz y una constitución con la que nos sentimos muy bien. Nos ayudó a dar sentido a la relación entre nuestra familia y nuestras empresas, y entre nosotros. Durante casi 20 años, ha proporcionado una base sólida para nuestra familia, accionistas y consejo".