¿Seleccionar o elegir? Métodos de toma de decisiones para los roles de los miembros de la familia en el gobierno de la familia y la empresa

La familia Moser va a crear dos nuevos órganos de gobierno: un consejo familiar y un nuevo consejo de administración con directores independientes. El consejo familiar tendrá entre cinco y siete miembros que representarán a dos generaciones. Los cónyuges podrán participar en él. El consejo de administración de la empresa estará formado por cinco miembros de la familia y tres independientes.

¿Cómo se seleccionan los representantes de las familias para cada organismo? ¿Será el proceso igual o diferente? ¿En qué se diferencian las cualificaciones de cada uno?

Para estar organizada y ser productiva, una familia emprendedora debe contar con métodos eficaces para la toma de decisiones. Muchas familias lo consiguen a través de órganos de gobierno, como una junta directiva, un consejo familiar, comités o grupos de trabajo encargados de abordar cuestiones específicas a las que se enfrenta la familia. A menudo, el método para elegir a los miembros de la familia que desempeñan estas funciones de gobierno es una decisión con su propia capa de complejidad. ¿Los representantes se eligen democráticamente o se seleccionan de alguna otra manera? ¿Se les elige por su talento de liderazgo, por su papel en la familia, por su representación de una rama o generación familiar determinada, o por alguna combinación de factores? ¿Cuáles son las consideraciones que afectan a estos y otros métodos?

Tanto si se trata de formar un nuevo órgano de gobierno como de cubrir un puesto existente, las emociones pueden dispararse cuando las familias deben elegir representantes individuales entre personas a las que quieren y cuidan. Incluso cuando la relación familiar es más distante, anticipar ganadores y perdedores genera una ansiedad derivada del deseo de protegerse a sí mismo y a los demás de los sentimientos de exclusión, rechazo, juicio y pérdida de poder. Estas emociones pueden llevar a los individuos -e incluso a toda la familia- a concluir que el futuro de la familia o de la organización pasa por seleccionar o elegir bien.

Este artículo explora los métodos y técnicas utilizados por las familias para seleccionar y/o elegir a los miembros de la familia para los consejos, juntas, comités y funciones de liderazgo asociadas cuando los procedimientos no están ya establecidos, o cuando existe una ambigüedad intencionada sobre dichos procedimientos para permitir la libertad y la elección, como cuando se deja que una rama de la familia decida sobre su representante de la manera que desee.

El primer paso: Determinar las cualificaciones

Independientemente del proceso que se utilice para identificar a los miembros de la familia para el servicio en las funciones de gobierno, siempre habrá el mismo primer paso: el desarrollo y la revisión de las calificaciones o características deseadas para el éxito en el papel.

Discutir primero las cualificaciones es una disciplina difícil, pero ha servido a muchas familias empresariales para asegurar el talento adecuado para la tarea. Esto es más crítico en las familias grandes que tienen muchos candidatos potenciales para reducir las opciones y centrar las discusiones en cómo los candidatos se comparan con los criterios establecidos. También es un paso valioso para las familias pequeñas que pueden tener sólo una opción. La revisión de las cualificaciones es un recordatorio para todos sobre las expectativas y responsabilidades de la persona seleccionada.

Es importante que los debates sobre las cualificaciones y las características tengan lugar antes de que se considere a personas concretas para estas funciones. Esto fomenta la consideración objetiva de las habilidades y los criterios, en lugar de lo que puede ser una discusión más emocional y a veces polémica sobre los méritos relativos de miembros de la familia queridos y respetados.

Una vez establecidas las cualificaciones, puede comenzar el proceso de identificación de los miembros de la familia que desempeñarán estas funciones. Hay varias opciones que las familias utilizan para tomar estas decisiones. Las hemos dividido en métodos utilizados para la selección y para la elección.

Métodos de selección

Algunas familias son lo suficientemente pequeñas y tienen la suficiente capacidad de comunicación como para permitirles simplemente sentarse alrededor de una mesa y decidir quién ocupará cada puesto. En lugar de votar, eligen informalmente a las personas para los cargos con total transparencia. En situaciones más complejas, es habitual que se adopten distintos enfoques para seleccionar a los miembros de la familia para las estructuras y funciones de liderazgo:

1. Voluntariado, auto-nominación o nominación de otro. Se identifica un papel que necesita ser cubierto por un miembro de la familia y los miembros de la familia son libres de ofrecerse o recomendar a otro para servir. Se da por supuesto que un voluntario está dispuesto, pero en el caso de los nominados por otro, el siguiente paso es confirmar la disposición del individuo a servir. Si hay más voluntarios o nominados que puestos, es necesario un proceso de toma de decisiones que se trata más adelante en Métodos de elección. Las familias que dependen de los voluntarios dejarán de hacerlo cuando lleguen al número que necesitan, o pueden ampliar el tamaño del grupo para que coincida con el número de voluntarios. Una desventaja es que el candidato o voluntario puede no estar motivado para servir, pero acepta el papel debido a la presión de sus compañeros, lo que resulta en una participación menos efectiva con el tiempo. Dado que este proceso puede ser menos objetivo, también es posible que no se ajuste a los mejores candidatos con las funciones disponibles. Una de las ventajas es que el proceso puede servir para reafirmar a quienes están interesados en las funciones formales, y las funciones pueden cubrirse rápidamente sin que haya una competitividad o un conflicto indebidos (salvo que haya varias personas que quieran ocupar la misma función).
    
2. Reclutamiento. El líder del consejo familiar, el presidente del comité, el presidente de la junta directiva, el anciano de la familia o el líder de la sucursal recluta entre las personas elegibles y cualificadas que cree que podrían servir mejor a la familia en un papel abierto. El reclutamiento también puede provenir de un grupo, como un grupo de trabajo o un grupo de hermanos propietarios que seleccionan entre su generación y la de sus hijos para formar el primer consejo de familia o servir en una junta directiva reconfigurada. Las ventajas de este enfoque son que el reclutador es capaz de educar a los miembros de la familia potenciales sobre el papel, sus obligaciones y cómo podría ayudar a la familia. Quizás uno de los mejores atributos de este método es la creación de un equipo que, colectivamente, podrá aportar todos los ingredientes necesarios. Este método permite considerar a cada individuo en términos de habilidades y representación familiar, así como reflexionar sobre el rendimiento de todos los miembros trabajando juntos. Un inconveniente obvio es que puede haber miembros de la familia interesados en servir a los que no se acude, lo que a veces da lugar a resentimientos o a la creencia de que las decisiones están impulsadas por agendas individuales o "camarillas" familiares.
    
3. Nombramiento. Este método es similar al de la contratación en cuanto a la forma en que se toma la decisión, es decir, por parte de un individuo o grupo, pero difiere en el primer paso. Antes de la selección por nombramiento, los miembros de la familia indican su interés por un puesto vacante y, a continuación, el responsable de la toma de decisiones o el grupo de responsables nombran a las personas del grupo de candidatos. Los candidatos autodesignados pueden ser conocidos o desconocidos por todos. La ventaja de una reserva conocida es la transparencia y la confianza en el proceso, y la ventaja de una reserva secreta es que los que no son nombrados no son identificados como "perdedores". Este método puede ser eficaz porque el interés se establece mediante la autodeclaración y la toma de decisiones es rápida y entre bastidores. El o los responsables de la toma de decisiones se limitan a informar del nombramiento o los nombramientos realizados y apenas hay debate. Al igual que en el proceso de reclutamiento, una desventaja de este método es que las personas no seleccionadas pueden sentir que fueron rechazadas por un pequeño grupo de líderes en lugar de tener la oportunidad de ser consideradas por un grupo más amplio, como la familia entera.

Una aplicación del método de selección es a veces empleada por los comités de nominación de la junta directiva encargados de recomendar candidatos para ocupar los puestos vacantes de la junta directiva reservados a los miembros de la familia. Pueden solicitar candidatos y considerar las selecciones cualificadas del consejo de familia antes de tomar su decisión sobre a quién recomendar al consejo de administración en pleno. A la inversa, la junta directiva puede recomendar primero al consejo de familia qué miembros de la familia cualificados deben ocupar el puesto, y el consejo de familia seleccionará a los finalistas para que el comité los proponga.

En el primer caso, el consejo de administración conserva el derecho a determinar la lista final de directores que serán elegidos por los accionistas, pero elige entre las recomendaciones seleccionadas por el consejo de familia. En el segundo caso, la junta espera que el consejo de familia seleccione su lista de candidatos familiares recomendados, pero el comité de nombramientos de la junta directiva determina primero quién es el más cualificado de la familia. En ambas alternativas, el voto de los accionistas toma la decisión final de acuerdo con los estatutos de la empresa. En muchas familias que utilizan este proceso o una variación del mismo, los votos de los accionistas se limitan a confirmar los resultados del proceso de selección previamente establecido.

Métodos de elección

Los procesos de selección pueden ser menos eficaces en las familias más grandes, altamente competitivas, formalizadas y/o con múltiples candidatos para un número limitado de funciones que deben ser cubiertas por los miembros de la familia. Estas familias, especialmente las de la tercera generación y posteriores, se benefician de la adopción de procesos de elección democráticos y se basan más en los principios de mérito que hacen hincapié en las cualificaciones. Las familias también recurren a los métodos de elección cuando se sienten más seguras con las múltiples voces que influyen en las decisiones. Las elecciones también tienen la ventaja de la eficiencia; la votación y la tabulación llevan menos tiempo que el debate, la discusión y los pacientes pasos necesarios para lograr el consenso del método de selección. (Por supuesto, muchas familias consideran que la creación de consenso es una ventaja clave que puede hacer que se decanten por la selección en lugar de la elección).

Los procedimientos de elección pueden desarrollarse tanto para las funciones de gobierno de la familia como para los puestos directivos que ocupan los miembros de la familia en el consejo. El proceso general para las elecciones es el siguiente:

1. Aviso previo. Cuanto menos veces haya celebrado la familia elecciones abiertas, más necesario será. Las funciones que se van a desempeñar en una elección, el plazo y el compromiso de tiempo previsto, así como las cualificaciones, se explicitan. Igualmente importante es que las familias que llevan a cabo elecciones eficaces proporcionen una descripción completa del proceso de elección e incluyan los motivos. Por ejemplo, una familia empresaria recuerda regularmente que "se ha dedicado mucho tiempo a nuestra estructura de gobierno. Nuestro proceso de elección está diseñado para elegir democráticamente a los más preparados para operar dentro de la estructura y producir los resultados esperados." Los procedimientos de algunas familias exigen que la lista de candidatos se incluya también en dicho aviso.
    
2. Revisión del proceso. En la reunión, justo antes de la votación, se hace un repaso exhaustivo de todos los pasos con tiempo para responder a las preguntas. (¿Cómo se identificarán los candidatos? ¿Será una votación secreta o a mano alzada? ¿Quién puede votar? ¿Cómo se contarán los votos?) Algunas familias tienen una asociación familiar u otra entidad o política que definirá quién puede votar en una elección -especialmente para las funciones del consejo familiar y los puestos de liderazgo- incluyendo criterios en torno a un requisito de edad, condición de accionista o no, cónyuges o no, y otros factores. Algunas familias tienen procedimientos en los que las ramas de la familia votan en bloques de igual peso, en lugar de una persona, un voto. Las elecciones para el consejo de administración suelen realizarse entre los accionistas, aunque el consejo puede tener un comité de nombramientos que haga una recomendación o puede pedir la opinión de otros, incluido el consejo familiar. Todas las cuestiones de procedimiento deben revisarse y comprenderse bien antes de proceder.
    
3. Propuestas de candidatos. Las personas que se consideren pueden ser nominadas, examinadas y confirmadas por adelantado o en la reunión. El Reglamento de Roberts puede utilizarse para tomar las nominaciones de la sala, seguidas de una confirmación de la voluntad de servir por parte de los nominados o auto-nominados. De acuerdo con las Reglas de Orden de Roberts, muchos invitarán al debate en esta fase.
    
4. Elección. Tanto si se utiliza el voto abierto y transparente como el secreto, este último paso es rápido y decisivo.

La ventaja de una elección es que se trata de un sistema racional, fácilmente cuantificable, y hay pocas razones para seguir discutiendo una vez que se ha ejecutado la elección. Al contar con el voto de toda la familia, un candidato puede experimentar un mayor sentimiento de apoyo que si es elegido por un subgrupo o individuo más pequeño para servir. El aumento de la competencia y la posibilidad de herir sentimientos pueden ser las desventajas de celebrar las elecciones de esta manera. Para algunas familias, la preocupación por los sentimientos heridos es razón suficiente para no celebrar elecciones. Otras familias consideran que la familia puede soportar esta desventaja potencial porque el riesgo vale la pena por el valor del proceso democrático eficiente.

La identificación de los líderes puede llevarse a cabo de la misma manera y muchos consejos y juntas familiares elegirán a sus presidentes siguiendo los mismos cuatro pasos. Algunas familias prefieren elegir a sus presidentes o lograr una selección por consenso con la participación de todos los miembros de la familia con derecho a ello. Otras optan por el método de "una persona, un voto" dentro de la junta o el consejo de familia, ya que acelera la toma de decisiones y la junta o el consejo de familia suelen conocer más de cerca quién puede cubrir esas necesidades mientras trabajan juntos de forma productiva. Los empates pueden romperse fácilmente dando al presidente un voto extra o con otro método acordado.

Otras consideraciones paralas elecciones
Declaración de intenciones. Una forma de comenzar un proceso electoral es que los candidatos declaren formalmente su intención de presentarse a las elecciones. Esto indica que están dispuestos a asumir las responsabilidades del cargo. Los enfoques utilizados por las familias incluyen:

1. Cada candidato rellena un cuestionario sobre los motivos por los que desea optar a un puesto, las experiencias que le permitirían desempeñarlo con éxito, su filosofía sobre el liderazgo o la participación, etc. Las respuestas se envían a un comité (en el caso de las juntas directivas, suele ser el comité de nombramientos o de gobernanza, mientras que en el caso de un consejo de familia puede nombrarse un comité de selección) que recomienda al candidato para su elección, o se comparten con todo el organismo para que se elija a todos los candidatos.
2. Cada candidato puede emitir una declaración pública, entregada en persona o mediante grabación de vídeo, sobre los motivos por los que desea ser considerado para la elección de un cargo.
3. Cualquiera de los métodos anteriores puede ir acompañado de afirmaciones públicas de otras personas sobre los motivos por los que un candidato debe ser elegido para un papel.

En lugar de utilizar una declaración de intenciones, algunas familias ofrecen privilegios de exclusión. Estas familias creen que la unidad está mejor servida si se asume que todos tienen interés, a menos que alguien solicite específicamente que no se le considere. Al renunciar a una declaración de intenciones, los candidatos no han manifestado emocionalmente su deseo de servir. Como nadie ha declarado públicamente su interés, se minimizan los sentimientos de rechazo. Es de suponer que la persona elegida es muy apreciada por el mayor número de miembros. Sin embargo, los miembros de la familia más apasionadamente interesados en servir pueden ser pasados por alto y la persona elegida puede carecer del compromiso para dirigir eficazmente.

Voto abierto frente a voto secreto. Las familias recurren a la votación abierta (a mano alzada o con una lista pública de cómo se han votado las acciones) cuando valoran la transparencia y confían en que los votos no dañarán las relaciones. Como todo está al descubierto, este enfoque requiere un alto grado de madurez emocional por parte de los miembros individuales de la familia. Un padre puede ver a mano alzada cuál de sus hijos no votó por él, o una hija puede ver si fue apoyada por su madre y su padre. Como esto es difícil incluso para los adultos emocionalmente maduros, algunas familias utilizan votaciones secretas (o anónimas) para minimizar la tensión o el daño en las relaciones. Por lo general, se pide a una parte neutral que cuente los resultados y anuncie los que tienen más votos de apoyo, que ocuparán los puestos disponibles. Por lo general, no se hace referencia al número de votos que recibieron los demás candidatos. Las familias pueden optar por adoptar la votación abierta como norma, pero permitir que cualquier miembro de la familia solicite una votación secreta sobre un voto concreto.

Umbrales de votos. Algunas familias identificarán ciertas funciones (como miembro de la junta, presidente de la junta, presidente del consejo de familia) que deben ser aprobadas por un porcentaje mínimo de votantes. Normalmente, se debe alcanzar un umbral superior al 50% para ser elegido para estos cargos. Si hay varios candidatos y nadie recibe más del 50%, los dos más votados pasan a una segunda vuelta para determinar quién gana. Un empate puede romperse mediante una nueva votación o simplemente lanzando una moneda. Algunas familias han experimentado con umbrales más altos, que pueden generar un mayor apoyo a un candidato, pero pueden provocar dificultades para dotar de personal al puesto.

Condiciones óptimas para la selección/elección

Independientemente del método de selección o elección que se utilice, las decisiones para cubrir los puestos de liderazgo importantes serán más fáciles de tomar y de aceptar por todos cuando se den las siguientes condiciones:

• La familia y sus miembros adoptan la visión a largo plazo de que "estamos juntos en esto". Participar activamente no es una carrera de velocidad, sino una carrera de resistencia muy larga en la que cada persona participa aportando diferentes tipos de liderazgo y afiliación a lo largo del tiempo.
• La familia se ve a sí misma como una sola familia y no como un grupo de individuos o ramas familiares.
• Los individuos han asumido la responsabilidad de desarrollar habilidades, autoconciencia emocional y confianza. Consideran los puestos de liderazgo como un servicio valioso, más que como un estímulo para su ego o su estatura.
• Las personas están realmente agradecidas a otros miembros de la familia por ocupar puestos de liderazgo y desean que tengan éxito.
• Se han establecido y aclarado las funciones, las expectativas, las cualificaciones y las condiciones de los puestos que se van a cubrir.
• Todos están de acuerdo en cómo se tomará la decisión de selección o elección.

El mejor método para su familia

Muchos de los conceptos anteriores pueden combinarse para desarrollar un método que funcione para una familia concreta. Lo que funciona para una familia puede ser desastroso para otra. El tamaño, la complejidad, la solidez de las relaciones y la comunicación, el conocimiento de los candidatos y el tiempo disponible para tomar decisiones influyen en la decisión de una familia sobre los métodos que mejor funcionan.

Cuando se cubren puestos por primera vez, algunas familias encontrarán la manera de incluir a todos en un esfuerzo por evitar herir sentimientos. Por ejemplo, vemos situaciones en las que dos candidatos cualificados e interesados para presidir el consejo de familia son seleccionados como copresidentes del consejo de familia. Si bien esto reduce los sentimientos heridos y compromete a todo el mundo al principio, también puede llevar a que ambos candidatos fuertes abandonen el papel simultáneamente en unos años sin que nadie quiera (o sea capaz) de asumir el papel. La búsqueda de la inclusión es noble, pero hay que tener en cuenta las necesidades a largo plazo de la familia. Esto no es un gran desafío para las familias grandes con un grupo considerable de candidatos, pero presenta verdaderos desafíos para la continuidad en las familias pequeñas.

Para terminar, animamos a las familias a que dediquen el tiempo necesario a alinearse en torno a cómo se producirán las selecciones o elecciones. Como seres humanos, ganamos seguridad y confianza en que las cosas son justas cuando confiamos en los sistemas y métodos utilizados para organizarnos, incluso si perdemos una elección de vez en cuando.