En nuestro anterior artículo sobre este tema, delineamos los pasos básicos que utilizan las familias cuando comparten complejos turísticos, casas de campo y alojamientos. Desde entonces, hemos observado las enojosas situaciones a las que se enfrentan los propietarios de inmuebles vacacionales compartidos y las soluciones que emplean. Aquí compartiremos algunas de las cuestiones complejas y sus posibles soluciones.

Uno de los problemas es la programación, especialmente cuando la familia crece demasiado para el número de habitaciones de la casa. Invariablemente, el propietario de la última generación tramita todas las solicitudes de espacio en las habitaciones. En el caso de los que tienen muchos hijos, el crecimiento de la familia supera rápidamente la capacidad del programador para resolver las cosas de manera intuitiva e informal. Vemos un patrón predecible en el que se intenta continuar con esta programación informal, y la programadora, normalmente la madre o la abuela, se siente resentida y poco apreciada y finalmente se estresa y se resiente ella misma. Los cambios de actitud y la mayor paciencia no son suficientes para resolver los problemas resultantes.

Lo que se necesita es una estructura política formal para gestionar los números. Lo más frecuente es ver a un programador, no siempre de la generación más veterana, que establece normas específicas sobre cuántas personas pueden estar en la casa a la vez, cómo se asignarán las habitaciones y cómo se establecerá el horario real. Algunos exigen que todas las solicitudes para el año siguiente se hagan antes de una fecha determinada. A continuación, las solicitudes se procesan de acuerdo con algunas normas básicas, entre ellas

  • Las reservas se realizan por orden de llegada (lo que premia a los más madrugadores, pero suele generar una competitividad improductiva).
  • Un sorteo anual para elegir el orden de la semana (la aleatoriedad fomenta la sensación de equidad, pero los que sacan la última opción dos años seguidos pueden amargarse).
  • Un programa de preferencia rotativa en el que el primer año se convierte en el año base y la preferencia de los años siguientes se rota de manera que el primer lugar de este año se convierte en el último lugar del próximo año, la segunda opción pasa a ser la primera, y así sucesivamente (muchas variaciones de este método).
  • Acuerdos sobre los días que no están disponibles, como los días en que los abuelos desean estar solos, etc.
  • Un sistema de intercambio de semanas cuando ambas partes están de acuerdo.
  • La duración de la estancia que el programador debe considerar (por ejemplo, si esta estancia incluye semanas completas o sólo fines de semana).

Responsabilidades de los propietarios visitantes

Además del derecho a tener la oportunidad de alojarse en la propiedad vacacional, las familias que navegan con éxito por la copropiedad hacen hincapié en las responsabilidades de los propietarios y de otras personas que se alojan en la propiedad. Se recomienda encarecidamente establecer un breve conjunto de expectativas de los usuarios. Dichas expectativas podrían incluir lo siguiente

  • Llena de gasolina los vehículos antes de salir.
  • Poner sábanas nuevas en todas las camas.
  • Los bienes dañados deben ser reportados al administrador de la propiedad y pagados por la persona que hizo el daño.
  • Barrer el suelo de la cocina, aspirar las zonas alfombradas, limpiar el frigorífico, sacar la basura, etc.

Centrarse en las responsabilidades ayuda a que las personas tengan un sentido de responsabilidad común sobre este valioso bien. Comience con una declaración sobre lo que la propiedad significa para la familia, la filosofía de cuidado que la familia desea articular y, a continuación, enumere las tareas específicas que deben completarse antes de partir.

¿Qué pasa si se infringe el cuidado? El caso de los abusos o la negligencia

La incapacidad de la familia para hacer frente directamente al abuso o al mal uso de la propiedad generalmente provocará resentimiento y desconfianza entre los miembros de la familia. El líder de la propiedad familiar (a menudo el programador u otro líder familiar elegido) debe ser consciente del abuso y ser capaz de dirigirse a las partes que permiten o cometen el abuso. El líder debe ser capaz de identificar el problema, especificar el coste de reparar cualquier daño o el impacto de la negligencia, y emitir una advertencia, refiriéndose a la política de uso de la familia (ver las reglas anteriores). Lo más importante es que el líder debe estar dispuesto a asumir esta responsabilidad.

Algunas familias impiden el uso de la propiedad durante algún tiempo después de una infracción, mientras que otras se limitan a pedir a los agresores que paguen los daños y, previo pago, se les da una segunda oportunidad. Lo importante en este caso es que la cuestión se aborde directamente. Hay múltiples soluciones para este problema, pero hay que tratar el asunto rápidamente y no dejar que se encone. Por suerte, cuando las familias hacen hincapié en la responsabilidad y el cuidado del bien, las denuncias de abuso o negligencia son bastante infrecuentes.

¿Quién puede utilizar el albergue?

Un enigma más común con el que se encuentran las familias es el paso de una propiedad de primera generación a otra de tercera generación en un periodo de tiempo muy corto.

En algún momento, esos niños pequeños se convierten en adolescentes y, antes de que nos demos cuenta, son jóvenes adultos, independientes, que viven solos y trabajan a tiempo completo. Vemos que las familias luchan por articular la edad a la que los jóvenes adultos tienen derecho a utilizar las instalaciones sin que sus padres estén presentes. Las filosofías y la cultura de las familias suelen orientar sobre esta cuestión, pero la mayoría de las veces vemos que el uso de las instalaciones está vinculado a una edad concreta (por ejemplo, 21 o 25 años). Lo más importante es que esta edad se comunique claramente antes de que los miembros de la familia alcancen la edad especificada, para que la nueva política no parezca dirigida contra ningún individuo. Aunque los jóvenes quieran utilizar el lugar por sí mismos, con el tiempo se desarrollará un sentido de equidad al aplicarse la misma norma a los hijos sucesivos. Nos encontramos con familias que, por razones de responsabilidad, no permiten que los menores utilicen la instalación sin que los padres estén presentes. La preocupación por la responsabilidad debe comunicarse claramente a los miembros jóvenes de la familia para que no se tomen el asunto como algo personal, sino que reconozcan que la política protege a toda la familia y sus bienes.

Independientemente de la generación, el uso por parte de los amigos presenta un problema adicional. Oímos hablar repetidamente de ciertos miembros de la familia que, por su carácter social, disfrutan viniendo a la casa de campo con grandes grupos de amigos. El aumento del uso provoca el desgaste del lugar y de las embarcaciones o vehículos que suelen estar presentes. Negar el uso de la propiedad a los amigos suele crear una sensación de exceso de control por parte de la familia. Pero si las limitaciones de tamaño implican un límite, los límites de número son comúnmente aceptados. Algunas familias limitan el número de invitados incluso durante el día para evitar la posibilidad de que la propiedad se convierta en una "casa de fiestas".

Aún más molesto es el asunto extremadamente común de los novios, novias y parejas. Las familias pueden creer firmemente que los miembros de la generación junior de 21 años en adelante deben poder utilizar las instalaciones, pero pueden sentirse incómodos permitiendo novias/novios solteros. Estas cuestiones son muy predecibles, y aunque no se enfrenten a ellas en un futuro inmediato, deberían abordarse más pronto que tarde. Si los padres están presentes, puede ser fácil hacer cumplir la norma de que las parejas no casadas deben dormir en habitaciones separadas. Pero si los padres no están presentes, pueden preocuparse. Si hay que poner límites a este comportamiento, la familia también debe considerar las relaciones duraderas y comprometidas. La evolución de las costumbres sociales ha hecho que aumente el número de adultos que viven en relaciones duraderas sin estar casados. Las familias tendrán que reflexionar sobre si hay un punto en el que una relación se considera aceptable para que la pareja esté junta en la propiedad sola y sin supervisión. El sentido general de los valores comunes de cada familia debe guiar esta decisión.

Juguetes

También vemos que surge el problema de que los jóvenes utilicen embarcaciones motorizadas como motos de nieve o motos acuáticas, según la temporada. Aunque los estados regulan cada vez más la edad legal a la que los individuos pueden utilizar estos vehículos, las familias deben abordar especialmente esta cuestión y hacer hincapié en que las leyes estatales deben respetarse siempre.

Financiación de los gastos

El propietario inicial suele pagar todos los costes de explotación y mejora. La siguiente generación suele optar por pagar los costes de forma proporcional a su participación en la propiedad, a menos que haya una gran variación en el grado de uso, interés y/o capacidad de pago. En esos casos, así como en muchas terceras y posteriores generaciones, las familias suelen cambiar sus planteamientos para financiar los costes. Algunas familias instituyen acuerdos similares a los clubes de campo, que exigen una combinación de cuotas de mantenimiento mensuales o anuales combinadas con cuotas por uso.

La falta de pago de las cuotas requeridas da lugar a restricciones de uso y, posiblemente, a sanciones económicas. Por supuesto, incluso la falta de aportación de fondos por parte de un propietario obliga a los demás a cubrir el déficit resultante. El impago acumulado de las cuotas requeridas podría dar lugar a la pérdida de la propiedad, y los que aportaron los fondos adicionales recibirían el interés perdido.

Transición de la propiedad

El paso del tiempo conduce inevitablemente a transiciones de propiedad y a la creciente complejidad de la fiscalidad, la financiación de los costes y la capacidad y voluntad de los propietarios para ponerse de acuerdo en cuestiones de gestión. La propiedad directa por parte de varios miembros de la familia se vuelve difícil de manejar porque incluso un copropietario disidente puede paralizar o incluso bloquear la voluntad de la mayoría.

Un acuerdo formal de gestión que especifique los derechos y obligaciones de cada propietario puede ser suficiente en la generación de hermanos, pero las familias más numerosas y las propiedades más valiosas suelen requerir una planificación y unas estructuras organizativas más sustanciales.

Una estructura de sociedad colectiva o de responsabilidad limitada, en la que la entidad es propietaria de la propiedad, ofrece importantes ventajas. La propiedad y la gestión están centralizadas bajo los términos del instrumento de gobierno, que identifica a la(s) persona(s) con autoridad para actuar. El acuerdo puede especificar que las decisiones importantes (y cuáles) requieren el voto de una mayoría, pero no necesariamente de todos los propietarios, evitando así que un pequeño número de disidentes bloquee la acción. También puede prever la protección de la responsabilidad personal, las restricciones y las condiciones de transferencia de los intereses de propiedad, las consecuencias de que un propietario no contribuya a los costes de la propiedad, los acontecimientos que pueden requerir la venta de la propiedad y mucho más. Las políticas detalladas de uso de la propiedad y las tasas asociadas suelen estar incluidas en un documento aparte.

Lamentablemente, cada generación de propietarios debe enfrentarse a las consecuencias fiscales de la transmisión de su participación en la entidad. Y, al igual que puede ocurrir con la empresa familiar en funcionamiento, la nueva generación de propietarios puede tener distintos niveles de entusiasmo sobre la propiedad y las obligaciones resultantes.

Así que podría considerar el paso inicialmente complejo de colocar la propiedad en un fideicomiso irrevocable a largo plazo. Algunas familias llegan incluso a dotar el fideicomiso con efectivo y/o valores destinados a cubrir los gastos de funcionamiento durante un largo periodo de tiempo. La complejidad inicial reside en las consecuencias fiscales de la aportación al fideicomiso en materia de donaciones y saltos generacionales. También hay que considerar cuidadosamente los términos de un instrumento de fideicomiso que no puede ser modificado a lo largo de su existencia, que potencialmente podría ser de décadas o más.

Dependiendo del valor de la propiedad y de la dotación aportada al fideicomiso, puede ser posible evitar los impuestos sobre donaciones, sobre el patrimonio y sobre el salto generacional durante muchas generaciones. Centralizar la gestión en manos de uno o varios fideicomisarios mitiga los desacuerdos sobre la propiedad y la gestión. El fideicomisario o los fideicomisarios, presumiblemente en colaboración con los miembros de la familia, crean y hacen cumplir las políticas de uso de la propiedad y las tasas asociadas.

Propietarios involuntarios

Inevitablemente, algunos miembros de la familia no tendrán ningún interés en la propiedad, desearán extraer su parte del valor del capital para otros fines y/o no querrán o podrán cubrir su parte de los costes anuales de funcionamiento. Forzar la continuidad de la propiedad puede ser perjudicial para las relaciones familiares, del mismo modo que forzar la propiedad de la empresa familiar puede ser problemático.

En previsión de esta posibilidad, hay que considerar la forma de permitir a los miembros de la familia vender sus intereses. Por supuesto, a diferencia de la empresa familiar en funcionamiento, es poco probable que la propiedad genere efectivo, incluso con el paso del tiempo, para financiar las compras. Mediante un acuerdo, se pueden preestablecer las condiciones en las que unos pueden vender y otros comprar. Son habituales los pagos iniciales en efectivo y los pagarés a lo largo de un periodo de tiempo razonable.

Por supuesto, obligar a uno o varios propietarios a comprar puede ser problemático. Por ello, debe considerar una disposición que exija la venta de toda la propiedad si los que desean conservar la propiedad no quieren o no pueden comprar a los que quieren vender.

Debe obtener asesoramiento profesional sobre las consideraciones relativas a los impuestos sobre la renta, las donaciones, el patrimonio y el salto generacional de los enfoques de propiedad y financiación que atraen a su familia.

Para quienes poseen una propiedad conjunta en la primera o segunda generación, este nivel de planificación puede parecer excesivamente complejo. Sin embargo, el valor de la planificación contribuye a la eficacia de la predicción de los problemas que pueden surgir antes de que se produzcan y a su tratamiento anticipado. Al desarrollar políticas y procedimientos antes de que sean necesarios, se pueden evitar conflictos familiares indebidos.