Todos queremos los mismos resultados. Todas las empresas familiares quieren crear valor empresarial, proteger las relaciones familiares y mantener la continuidad a través de las generaciones. El consejo de administración adecuado (cualificado, de confianza y objetivo) es un factor clave para esos resultados. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que cuenta con los derecho Pero, ¿cómo asegurarse de que se cuenta con los directores adecuados y de que los propietarios y la dirección confían en ellos y los respetan? Un proceso de nombramiento bien diseñado es la clave para conseguir las personas adecuadas.
Un preámbulo importante a este debate es comprender los distintos tipos de directores: ejecutivos (alta dirección), familiares y directores independientes. Los directores ejecutivos suelen reunir los requisitos para ocupar su puesto debido a la función de alto nivel que desempeñan en la empresa (director general, director financiero, etc.) Para determinar quiénes ocuparán los puestos de director familiar y director independiente, es necesario un proceso de selección. Y el proceso para los directores familiares suele ser diferente del que se utiliza para los directores independientes. He aquí algunas formas de asegurarse de encontrar -y elegir- a los mejores directores para su empresa.
Establecer objetivos y reglas básicas
Antes de nada, decida qué quiere conseguir (y cómo) y encuentre a los directores adecuados. Por ejemplo:
- Proporcionar directores objetivos y cualificados, ya sean familiares, directivos o independientes.
- Permita que las partes interesadas (como los propietarios o la alta dirección) ayuden a definir el perfil del director.
- Garantizar que las partes interesadas apoyen a los directores seleccionados por el proceso (considerando el proceso como justo).
- Comunicar con claridad durante todo el proceso, para garantizar la transparencia.
- Definir el proceso y las calificaciones de los directores independientes y familiares. Explique las diferencias.
- Aclarar a quién corresponde cada paso del proceso (para gestionar las expectativas).
Cinco pasos básicos
Tanto para los directores familiares como para los independientes, los pasos del proceso de búsqueda son los mismos:
- Seleccionar una comisión de nombramientos
- Especifique las cualificaciones del candidato
- Identificar a los posibles candidatos
- Examinar, seleccionar y recomendar candidatos
- Proponer candidatos para la elección de los accionistas
Ahora entraremos en más detalles sobre cada paso y algunas diferencias entre los directores familiares y los independientes.
1. Seleccionar un comité o grupo encargado de recomendar a los directores para su elección (en lo sucesivo, el comité de nominaciones)
La cultura familiar es un factor determinante para determinar quiénes participan en el proceso de nominación. En el caso de las familias con una cultura más inclusiva, el comité de candidaturas puede incluir a miembros de la familia que no forman parte del consejo, mientras que una cultura más exclusiva puede incluir sólo a miembros del consejo. Algunas familias ceden la responsabilidad de la nominación a los directores no familiares, otras a la familia y a los directores no familiares, otras a los directores familiares, y algunas incluyen en el proceso a miembros de la familia que no son directores. El tamaño y la complejidad de la empresa y de la familia también influyen en la composición de la comisión de nombramientos, ya que un mayor tamaño y complejidad exigen más estructura y formalidad.
En la mayoría de los casos, la familia selecciona directores familiares a través de un proceso dirigido por el grupo de propietarios, el consejo de administración o el consejo familiar. En las familias más pequeñas, los directores familiares pueden ser nombrados de manera informal por acuerdo familiar. Si su familia y su empresa son lo suficientemente grandes como para que haya muchos candidatos familiares, asegúrese de documentar el proceso con claridad para que todos entiendan los requisitos y las calificaciones. Decida quién tiene la última palabra en la selección de candidatos: la familia u otros miembros del consejo de administración (incluidos los directivos y los directores independientes).
El consejo, o el comité de nombramientos del consejo, gestiona el nombramiento de consejeros independientes. Un grupo de propietarios puede gestionar el proceso si se incorporan directores independientes por primera vez, y luego ceder la responsabilidad al consejo en el futuro. Algunas familias quieren tener voz en el proceso más allá de sus directores familiares. Pueden representar a la familia en general incluyendo, por ejemplo, al líder del consejo familiar.
2. Especifique las cualificaciones del candidato
Para director de familia candidatos, considere el valor de la diversidad por rama familiar, la edad y la representación de los accionistas no empleados. Entre las cualificaciones importantes se encuentran los candidatos que tienen la mentalidad y la competencia necesarias para representar los intereses de todo el grupo de propiedad familiar, la capacidad de disensión diplomática y la perspicacia empresarial. Hay que evitar las divisiones preestablecidas, como los defensores de las distintas facciones o ramas de la familia. Los directores familiares deben estar preparados para leer y comprender los documentos empresariales que se presenten al consejo.
Seleccione directores independientes por su experiencia empresarial, su ausencia de intereses personales o financieros en la empresa y su aprecio por la cultura y los valores de la familia. El perfil del consejero independiente suele provenir del comité de nombramientos, o de todo el consejo, con aportaciones de la dirección y, a veces, de otros propietarios. El comité especifica las cualificaciones en un prospecto, un documento formal utilizado para solicitar miembros del consejo, junto con los antecedentes de la familia y su empresa. Las cualificaciones dependen de la situación de la empresa y de la familia, y se determinan en función de los retos y las oportunidades a los que se enfrenta la empresa (por ejemplo, la consolidación de la industria, la expansión global, el relevo generacional), así como de los tipos de experiencia más relevantes.
Entre las cualificaciones importantes para todos los consejos de administración de empresas familiares se encuentran la exposición y la apreciación de la empresa familiar, la experiencia financiera, la mentalidad estratégica, la responsabilidad en materia de pérdidas y ganancias y, a ser posible, la experiencia previa en consejos de administración de empresas. Los miembros del consejo deben apreciar la cultura y los valores de la familia y demostrar una actitud de administración. El acuerdo sobre la definición de independencia es un aspecto crítico de la especificación. (Al final de este artículo se incluye un ejemplo de normas de independencia).
Ningún grupo de directores familiares o independientes cumplirá perfectamente con todos los requisitos. A medida que desarrolle los criterios, piense en ellos en términos de "debe tener" y "es bueno tener". De lo contrario, puede limitar seriamente su eventual grupo de candidatos. Aunque el comité de nombramientos toma la iniciativa en la elaboración de las calificaciones y recoge las aportaciones de toda la familia, sea claro en el diseño de su proceso en cuanto a qué grupo aprueba las calificaciones.
3. Identificar a los posibles candidatos
El consejo de familia suele identificar a los candidatos a director familiar. En las familias más grandes, puede ser un comité familiar nombrado específicamente para reclutar a los miembros más cualificados de la familia. Para que todos los miembros de la familia consideren que el proceso es justo, asegúrese de que todos lo entienden:
- Cómo llega el consejo o comité a los miembros de la familia
- Cómo expresan su interés los familiares
Muchas familias grandes envían una invitación para que los miembros de la familia se auto-nominen o nominen a otros varios meses antes de la elección de la junta. A continuación, el consejo de familia revisa las presentaciones de interés para determinar qué candidatos están interesados y cualificados para servir. En procesos más estructurados, los candidatos hacen presentaciones formales a la familia o envían declaraciones de interés (por qué quieren formar parte de la junta y qué creen que pueden aportar).
En las familias más pequeñas, las opciones son limitadas y a menudo obvias, y el proceso puede ser tan sencillo como una discusión familiar. En todos los casos, hay que acordar de antemano las calificaciones y el proceso de designación. Es menos probable que el proceso de identificación sea divisivo si el proceso está predeterminado.
Céntrese en los candidatos más cualificados y que representen los intereses de todo el grupo de propietarios. Usted quiere directores que cumplan con su responsabilidad fiduciaria ante todo el grupo de propietarios junto con la responsabilidad de las partes interesadas ante los empleados, las comunidades y los clientes, en consonancia con los valores de la familia.
Para directores independientesEn primer lugar, determine si tiene acceso a un grupo suficiente de candidatos cualificados que puedan cumplir sus normas de independencia. Si es así, los propietarios, los miembros del consejo de administración y la dirección pueden ponerse en contacto con posibles candidatos por su cuenta. Si hay alguna preocupación por las posibles relaciones entre las partes interesadas y los candidatos, contrate a una empresa de búsqueda o a un consultor para gestionar el proceso. Una ventaja añadida es que una empresa de búsqueda tendrá acceso a un conjunto mucho más amplio de candidatos.
Un ejemplo: una empresa familiar encarga la búsqueda a un consultor. El consultor reúne un grupo inicial de veintidós candidatos cualificados y lo reduce a los diez más cualificados. El comité de nombramientos selecciona a seis de los diez candidatos para entrevistarlos en persona y finalmente elige a tres candidatos a consejero independiente para recomendarlos al consejo.
Una vez que un candidato potencial exprese su interés por el puesto, deje que el comité de nombramientos o la empresa de búsqueda gestionen la interacción con el candidato. La parte que recomendó al candidato nunca debe realizar la entrevista de selección.
Todos los que participan en la búsqueda de candidatos deben utilizar un lenguaje adecuado para describir el proceso de contratación. Haga saber a cada candidato que se está considerando a otros. Explique que un proceso de entrevistas en varias fases les permitirá conocer la situación del consejo y de la empresa. Sobre la base de estas entrevistas, tanto ellos como la junta directiva podrán decidir si hay un ajuste. Sus fuentes de candidatos y sus contactos deben entender el proceso de selección. Ya sea que esté identificando candidatos para un puesto de director familiar o de director independiente, utilice el poder de sus calificaciones publicadas. Los interesados pueden determinar si el puesto tiene sentido para ellos.
4. Examinar, seleccionar y recomendar candidatos
Cuando los propietarios de la familia seleccionan a los directores familiaresel comité de nombramientos no selecciona a los candidatos. Durante el proceso de selección de directores independientesel comité de nombramientos recopila información sobre los antecedentes a partir de los currículos, las biografías y la investigación en línea. Esta información ayuda al comité de nombramientos o a la empresa de búsqueda a descartar a los candidatos obviamente inadecuados.
Lo ideal es que, cuando haya identificado un grupo de candidatos, una persona realice las entrevistas de selección por teléfono con todos ellos. Si la misma persona habla con todos los candidatos, es más probable que los resultados sean coherentes. El objetivo de la selección telefónica es obtener información adicional y confirmar el interés de los candidatos. Este paso proporciona al comité de candidaturas suficiente información para decidir qué candidatos se entrevistarán en persona.
Independientemente de que las entrevistas telefónicas las realicen uno o varios miembros del comité de candidaturas o de la empresa de búsqueda, hay que utilizar un conjunto coherente de preguntas. Utilice una "matriz de selección" para registrar los resultados, con los nombres de los candidatos en un eje y todas las cualificaciones de los candidatos en el otro. Incluya la experiencia laboral y el ajuste cultural. Una revisión honesta de los candidatos que marcan más casillas en la matriz puede indicarle quiénes deben ser sus principales opciones para las entrevistas en persona.
La siguiente fase de la selección son las entrevistas en persona. El objetivo de esta fase es reducir la lista de candidatos a los más aptos para una oferta. El término operativo aquí es "mejor ajuste". En este punto, todos los candidatos habrán sido examinados lo suficiente como para ser "aptos" con las calificaciones. Además, la entrevista en persona proporciona otro punto para vender al candidato la oportunidad y le ayuda a evaluar si el puesto sigue siendo de su interés. Lo ideal es que las entrevistas en persona se produzcan con poca antelación. Los largos intervalos de tiempo entre las entrevistas dificultan la comparación de los candidatos. El comité de candidaturas suele realizar las entrevistas en persona, a veces con la coordinación de un consultor. Cuando organice la entrevista, trabaje a partir de un conjunto de preguntas estándar que aborden la cultura y las cualificaciones. Añada preguntas específicas a los candidatos según convenga.
La participación adicional de los candidatos a director puede incluir, por ejemplo, una visita a las instalaciones, un almuerzo con los accionistas de la siguiente generación y un "encuentro" con el grupo de propietarios. La comisión de nombramientos puede hacer un seguimiento posterior con los propietarios para conocer sus impresiones sobre los candidatos. La cultura de la empresa familiar ayuda a determinar quién, además del comité de nombramientos, participa en la jornada de entrevistas. Independientemente del grado de inclusión, hay que dejar claro a todas las partes interesadas que el proceso prevé que la comisión de nombramientos decida qué personas recomendará al consejo para su nominación.
5. Designar candidatos para las elecciones
En algunos casos, la selección de candidatos está clara para todo el comité de candidaturas. En otros casos, es necesario debatir más. Cuando las elecciones no sean unánimes, pida a todos los miembros de la comisión de nombramientos que voten por sus dos primeras opciones o que las clasifiquen por orden de preferencia. Esta técnica puede hacer que la selección sea más clara. Si el grupo no puede llegar a un consenso tras la clasificación, el presidente del grupo puede pedir a cada persona que explique cómo ha ordenado a sus candidatos, qué es lo que más le gusta de cada uno y qué le preocupa de los candidatos que están más abajo en sus listas. Es posible que el grupo tenga que volver a pedir información a cada uno de los candidatos si algunos miembros del comité siguen teniendo dudas.
Cuando haya llegado a un acuerdo sobre una lista de candidatos, entregue su información sobre los candidatos al grupo de propietarios, que votará para elegirlos. Además de compartir las biografías o los currículos, el comité de nominación puede redactar un escrito en el que exponga su experiencia con el candidato a través del proceso de entrevistas y las razones por las que cree que el candidato es digno de ser elegido. En algunos casos, y dependiendo de la legislación estatal, los propietarios pueden elegir a los candidatos a la junta directiva como grupo (una elección de la terna) o pueden votar a los candidatos individualmente. Estamos a favor de la posibilidad de elegir candidatos individuales siempre que sea posible. Cuando el proceso de nominación funciona bien, todos los candidatos reciben un fuerte apoyo y los propietarios sienten que han podido elegir.
Importancia del proceso
Su consejo de administración tiene la responsabilidad última de garantizar que su empresa esté bien gestionada, que todos los propietarios y otras partes interesadas estén representados y que la dirección establezca y logre unas expectativas de rendimiento acordes con las de los propietarios. Su selección no es un trabajo que deba tomarse a la ligera. Usted quiere tener a las personas adecuadas en la sala. Diseñe un proceso que le ayude a encontrar a los directores más adecuados y que dé a los propietarios y a la dirección confianza en esas selecciones.
El proceso es su hoja de ruta y su guía. Utilice el proceso para evitar decisiones impulsivas o emocionales y mantenga el foco en el objetivo: encontrar los correcto encontrar a los directivos para su empresa familiar.
Ejemplo de normas para directores independientes
El Consejo de Administración de ABC, Co. ha adoptado las siguientes normas de independencia para ayudarle a evaluar la independencia de los consejeros.
Se presume que un consejero es independiente si
1. No es
- un propietario de ABC, Co.
- el cónyuge de un propietario de ABC, Co.
- un familiar directo o descendiente, o cónyuge del mismo, de un propietario de ABC, Co.
- el beneficiario de cualquier fideicomiso establecido por las personas descritas anteriormente
- el albacea, el administrador o el representante personal de cualquier persona descrita anteriormente que haya fallecido o sea legalmente incapaz
2. No ha sido empleado por ABC, Co. en los últimos cinco años
3. No está afiliado a un cliente o proveedor importante de ABC, Co.
4. No es asesor o consultor de ABC, Co. y no está empleado o afiliado a una empresa que sea asesora o consultora de ABC, Co.
5. No tiene contratos personales de servicios o de consultoría con ABC, Co.
6.
No es empleado de una empresa en la que alguno de los directivos o propietarios de ABC, Co. forme parte del consejo de administración de dicha empresa
7. No es miembro de la familia inmediata de una persona que es, o ha sido durante los últimos cinco años, empleado de ABC, Co.