Las investigaciones son claras: las reuniones familiares periódicas desempeñan un papel fundamental en el éxito de la longevidad de la empresa familiar. Una de las muchas razones por las que las familias no celebran reuniones familiares periódicas es que la tarea básica de encontrar y programar una hora y un lugar mutuamente aceptables para la reunión puede parecer imposible. Es posible que la primera reunión no llegue a celebrarse porque los miembros de la familia no consiguen encontrar una hora y un lugar mutuamente aceptables para reunirse.
Ciertamente, hay retos legítimos. Son pocas las familias estadounidenses en las que todos sus miembros viven a poca distancia en coche. Elegir una ubicación central puede ser imposible, y la elección de la ciudad de la oficina central siempre significará que algunos pueden tener más inconvenientes que otros debido a la distancia y a los horarios de las reuniones. A este reto hay que añadir los frenéticos horarios que muchos miembros de la familia intentan manejar. ¿Cuándo deben celebrarse las reuniones familiares? ¿En un día de la semana o en un fin de semana? A menudo, los miembros de la familia que trabajan en la empresa quieren reunirse durante la semana laboral. Pasan toda la semana en la empresa familiar y no quieren dedicar los preciosos días del fin de semana a los asuntos de la familia. Sin embargo, los miembros de la familia que trabajan fuera de la empresa no quieren dedicar sus días de vacaciones a las reuniones familiares, que pueden tener poco o ningún aspecto vacacional.
Se trata de obstáculos logísticos legítimos, pero a menudo los vemos amplificados por problemas persistentes relacionados con acontecimientos del pasado. Los individuos pueden mostrar un mínimo de flexibilidad, eligiendo sólo ventanas muy estrechas disponibles en sus horarios para las reuniones familiares y justificando este comportamiento por las injusticias del pasado. Los lugares de reunión y las exigencias de formato de las reuniones pueden ser gritos de respeto que no se han mostrado en el pasado. La adopción de posturas firmes o el establecimiento de condiciones de asistencia pueden ser una respuesta a decisiones pasadas, repetidamente sesgadas, que han favorecido a una rama de la familia, a una generación, a las personas que trabajan en la empresa o a los miembros de la familia que viven cerca de la casa de su infancia o de la sede de la empresa en detrimento de otros que están geográfica o emocionalmente alejados. En resumen, la necesidad de mejorar las relaciones y la comunicación, para la que las reuniones familiares son el remedio, puede torpedear el proceso de reunión familiar antes de que pueda arrancar.
La dificultad para establecer un lugar de reunión de mutuo acuerdo puede reflejar también una dificultad para encontrar un terreno común en cualquier lugar. Las disputas sobre los detalles de la reunión, como el tipo de comida que se va a servir o la formalidad o informalidad del lugar de la reunión, pueden reflejar luchas tácitas sobre cuestiones más importantes, como la interpretación de los valores familiares, los objetivos de la propiedad o la dirección del negocio. Puede parecer trivial discutir sobre el código de vestimenta para las reuniones familiares, pero la preferencia por los vaqueros o los trajes suele reflejar posiciones sobre temas más importantes.
¿Qué se puede hacer cuando el proceso de establecer horarios, fechas de protocolo o lugares de reunión parece insuperable?
Si aplicas el concepto de Proceso Justo a la logística de las reuniones familiares, crearás confianza entre los miembros de la familia, lo que se reflejará en la forma en que los miembros abordan otros asuntos familiares importantes.
Christine Blondell, destacada investigadora de la empresa familiar, presentó los conceptos del Proceso Justo en la Conferencia de Empresas Familiares Avanzadas del Family Business Consulting Group en Bilbao, España, en 2002. Para que un proceso se gane el título de justo tiene que proporcionar lo siguiente:
- Comunicación y voz: Los miembros de la familia deben tener las mismas oportunidades de expresar sus deseos y necesidades en relación con la logística de las reuniones familiares. Es decir, debe establecerse una voz igual para cada miembro. En el caso de una familia con mucha distancia y poca comunicación, la solución para programar una reunión puede ser que una parte neutral, como un consultor o un empleado administrativo de la empresa de confianza universal, asuma el control. Sacar la programación de las manos de un miembro de la familia y ponerla en manos de alguien independiente puede ayudar a que los miembros de la familia se sientan como si sus limitaciones logísticas se sopesaran por igual.
- Claridad: Los objetivos y procesos de las reuniones familiares deben compartirse de forma clara para todos los miembros de la familia. Para ello es fundamental un método claro de programación. Algunas familias utilizan el sencillo método de hacer circular un calendario y hacer que los miembros de la familia proporcionen prioridades de primer, segundo y tercer nivel a las fechas. Las reglas para la selección de la fecha están claramente establecidas: se elegirá la fecha con la suma más baja. La transparencia puede aumentar el valor de un proceso justo: un calendario con todos los valores de prioridad puede circular entre todos los miembros de la familia para mostrarles que la decisión fue imparcial.
- Coherencia: La logística y los procedimientos de las reuniones familiares deben aplicarse de la misma manera a todos los miembros de la familia en las sucesivas reuniones. Cambiar las reglas sin el acuerdo o la participación de todos es una forma segura de disminuir la confianza.
- Cambiabilidad: Todos los miembros de la familia deben tener la misma oportunidad de modificar los planes de la reunión familiar, sin que ningún miembro de la familia tenga más o menos influencia. Las normas de toma de decisiones para las decisiones clave, como la adopción de políticas de empleo de la familia, suelen basarse en el consenso o en la votación por mayoría. Los mismos procedimientos utilizados para la adopción de políticas clave deben utilizarse para realizar cambios en la logística de una reunión. Una persona con gran interés en alternar los horarios de las reuniones entre los días laborables y los fines de semana podría presentar una resolución para que sea adoptada o rechazada utilizando las reglas conocidas.
- Cultura de la equidad (se exige una mejora continua): A medida que se descubren formas mejores, todos los miembros de la familia pueden participar en la mejora del proceso de reunión familiar.
- Reglas del juego para mantenerlo en pie (políticas): Existe un documento escrito sobre las reuniones familiares que expresa cómo se tomarán las decisiones, las normas de reembolso de gastos y las limitaciones, los procedimientos de toma de decisiones, etc.
Ayuda saber que las disputas por los pequeños detalles pueden no ser asuntos menores. La persistencia y el éxito en la resolución de estas decisiones crean la condición para el éxito en el abordaje de las cuestiones más amplias. Las mismas habilidades de negociación y comunicación que se practican para establecer una simple logística de reuniones serán necesarias para establecer políticas más complejas en la empresa familiar. Cuando se sienta frustrado por la cantidad de angustia que genera la cuestión más pequeña, dé un paso atrás y practique la empatía con la persona que plantea esa cuestión. Si tiene éxito, podrá armarse de paciencia, habilidades y confianza para la siguiente cuestión más importante.
¿Cuándo es el momento de rendirse? Nuestro consejo es que persista y siga con lo que tiene. Sepa que la confianza y el trabajo en equipo se construyen gradualmente en las familias. Concéntrese en los miembros de la familia que siguen el proceso justo y deciden participar. Siga manteniendo a los que no asisten en el bucle y proporcióneles toda la información y la igualdad de derechos en la toma de decisiones logísticas. Castigar a los que se resisten sólo conducirá a relaciones de poder desequilibradas y a una disminución de la confianza.
El valor clave de un proceso justo para establecer reuniones y llevarlas a cabo es que, incluso si una persona no se sale con la suya, puede seguir adelante y vivir con la decisión menos deseable. Un proceso justo no significa que los resultados sean iguales para todos los miembros de la familia, es decir, que cada persona tenga su turno para ganar. Significa que la equidad será el formato para tomar una decisión o resolver una diferencia. El objetivo es que un miembro de la familia piense: "Aunque no haya obtenido el resultado que prefiero esta vez, la próxima vez puede ser diferente". Y los beneficios de las reuniones familiares -tan bien documentados en la literatura sobre empresas familiares- bien merecen el compromiso.