Estimado asesor:
Estamos planeando nuestra primera reunión familiar. Nuestra familia es bastante numerosa y está muy dispersa, por lo que el gasto que supondrá reunir a todos será considerable. Aunque queremos animar a todos a asistir y nos gustaría incluir a los miembros de la familia y a los cónyuges, nos preocupa el presupuesto. También sabemos que estaremos sentando un precedente sobre cómo manejar estos gastos en el futuro. ¿Cuál es su recomendación para el reembolso de los gastos de viaje relacionados con las reuniones familiares?
Muchas familias clientes ven las reuniones familiares como "educación de los accionistas". Cuanto más unidas y cercanas estén la familia y los accionistas familiares, mayor será la probabilidad de un grupo solidario, informado y unificado. Las reuniones familiares pueden considerarse un coste de la actividad empresarial. En el caso de una empresa familiar, es prudente invertir en la educación de los cónyuges y los hijos aunque no sean accionistas, porque la educación de los accionistas es importante también para estos grupos (como futuros accionistas y sus tutores).
Las siguientes directrices deberían ser útiles en todos los aspectos de la planificación de su reunión familiar, no sólo en el reembolso de gastos:
1. Casi siempre es mejor ser inclusivo que excluyente, por la razón expuesta anteriormente. La definición de familia difiere de un grupo a otro. Animamos a incluir a los cónyuges e hijos. Algunas familias incluyen también a los futuros suegros.
2. Incluya esta misma cuestión en el orden del día de la reunión familiar. No permitas que se convierta en algo personal, simplemente expón los hechos: Tenemos un grupo de familiares y accionistas que crece exponencialmente. Creemos que la educación de los accionistas y la unidad familiar son fundamentales. Pero nosotros, en operaciones, que somos los responsables de gestionar el capital de la familia, nos sentimos incómodos al tomar esta decisión y nos beneficiaríamos de la aportación de los accionistas. ¿Cómo recomienda usted que respondamos a este dilema?
3. Algunas familias reservan un porcentaje de los ingresos o de los ingresos netos para la educación de los accionistas, y permiten que esa cifra sirva de guía para lo que la empresa puede pagar.
4. Definitivamente, las reuniones son tan tremendamente maravillosas que, aunque la empresa no pueda permitirse pagarlas todas, los que no están cubiertos por la póliza están deseosos y dispuestos a pagar por su cuenta.
5. Considere la posibilidad de trabajar con un planificador de reuniones y una agencia de viajes para gestionar los costes.
6. Considere la posibilidad de buscar formas en las que los cónyuges puedan aportar valor a la reunión dirigiendo los debates o gestionando partes de la reunión, una especie de filosofía de "ganarse el camino".
7. Algunas familias acuerdan determinar los dividendos de los accionistas DESPUÉS de pagar los gastos de la reunión familiar.