Los expertos en empresas familiares dicen constantemente a los empresarios que deben celebrar reuniones familiares. Creemos que es un gran consejo. Pero esos expertos también parecen sugerir: No lo intentes por tu cuenta. Ahí es donde no estamos de acuerdo. Creemos que las familias pueden celebrar reuniones con éxito por sí solas, especialmente si un miembro de la familia ha recibido formación para facilitar las reuniones familiares. El coste y la calidad, a veces imprevisible, de los facilitadores externos pueden disuadir a las familias propietarias de negocios de celebrar reuniones familiares. Puede que les resulte más cómodo el enfoque "hágalo usted mismo".

Las reuniones familiares pueden mejorar las posibilidades de que la empresa continúe en la siguiente generación. Nos referimos a reuniones familiares periódicas de varias generaciones, hijos y cónyuges, que acuden a aprender, discutir, soñar y planificar en familia de una a cuatro veces al año. Aunque el negocio de la familia suele ser un tema importante en estas reuniones, cualquier tema relacionado con la familia es apropiado. Por ello, se insta a toda la familia, independientemente de la propiedad o el empleo en la empresa, a participar.

Los temas del orden del día pueden incluir las declaraciones de la misión familiar, las actividades filantrópicas o comunitarias, el liderazgo de la próxima generación, el reconocimiento individual, las políticas familiares, la educación, la planificación del patrimonio, la historia familiar, la diversión familiar y muchos otros asuntos. La implicación y la participación de la familia contribuyen a que el objetivo real de las reuniones familiares sea una mayor cohesión, comunicación y planificación. Una reunión familiar de dos días a la que asistimos incluía la discusión no sólo de la empresa familiar y el plan de sucesión del líder empresarial, sino que también se trataron las mejoras del retiro vacacional de la familia, una presentación sobre la planificación del patrimonio, la selección de los responsables de la planificación y ejecución de la siguiente reunión y ¡un concurso de pesca de lubinas!

Facilitar la propia reunión familiar puede parecer desalentador debido a la potencial intensidad emocional de las discusiones familiares. Para ser eficaz, un facilitador de la familia debe superar las barreras emocionales, disipar los estereotipos familiares de siempre y contener los conflictos de larga data entre los miembros de la familia. Todo ello es difícil de conseguir. A veces es difícil olvidar que tu hermano pequeño Tommy rompió tu camión de juguete favorito cuando tenías cinco años, dijo un ejecutivo de la segunda generación de una empresa textil de 20 millones de dólares. Podemos contar con que Ben y Tommy están en desacuerdo sobre algo en cada reunión, añadió otro miembro de la familia. Eso solía molestar a mamá, pero ahora hemos aprendido a manejar esa dinámica de forma más constructiva.

Hemos escuchado varias objeciones a la utilización de miembros de la familia como facilitadores de las reuniones: formación inadecuada, falta de cualidades inherentes necesarias para facilitar reuniones familiares complejas y la dificultad de mantener la objetividad. A veces, los miembros de la familia perciben estas reuniones como una pérdida de tiempo o como un proyecto iniciado por miembros de la familia con fuertes agendas personales. Sobre todo, las familias quieren facilitadores imparciales.

Hemos comprobado que es más probable que una familia confíe en uno de los suyos cuando tiene voz en la elección de su facilitador y cuando las salvaguardias impiden que se favorezcan las agendas personales.

Le animamos a que intente una reunión familiar y le ofrecemos algunos consejos para aumentar sus probabilidades de éxito.

Recomendaciones para facilitar sus reuniones familiares

  1. Co-facilitar. Elija al menos dos miembros de la familia para facilitar la reunión. Los co-facilitadores proporcionan un control y un equilibrio. Si uno de ellos quiere expresar opiniones fuertes sobre un tema en discusión, el otro facilitador dirige esa parte de la reunión.
  2. Involucrar a otros. El hecho de que varios miembros de la familia participen en la planificación y dirección de la reunión evita la impresión de que una sola persona domina el espectáculo y da a los miembros de la familia que no trabajan en la empresa una oportunidad de liderazgo. Si se delegan las responsabilidades de tomar notas, controlar el tiempo, manejar los rotafolios, mecanografiar las actas, presidir los comités y preparar los folletos, es probable que se consiga una mayor participación y apoyo al proceso. También libera al facilitador para que se concentre en el trabajo crucial de mantener el enfoque y el impulso.
  3. Conseguir la formación. Los grandes facilitadores están orientados a objetivos, son carismáticos, flexibles, profesionales, diplomáticos, sensibles, intuitivos y pacientes. Muchas familias tienen miembros que han demostrado esas habilidades en grupos cívicos, de la iglesia, de la escuela o de otro tipo. Aunque las personalidades de algunos miembros de la familia los califican mejor como facilitadores de reuniones familiares, deberían mejorar esas habilidades mediante la formación en comunicación, resolución de conflictos, escucha activa, toma de decisiones y gestión de grupos. La experiencia en la facilitación de otros grupos puede ser útil.
  4. Conócete a ti mismo. Reflexiona sobre tu forma de trabajar y comunicarte. Reconozca sus puntos fuertes y débiles. Comprender tu estilo de personalidad y cómo afecta a tus respuestas te permitirá apreciar mejor los diferentes estilos de los miembros de la familia.
  5. Conozca sus límites. Los facilitadores de los miembros de la familia deben entender dónde terminan sus competencias y cuándo es necesaria la intervención profesional. Los conflictos intensos, los comportamientos sociopáticos, las interrupciones de la comunicación que amenazan la capacidad de continuar la reunión o el dominio por parte de una persona o de un pequeño grupo son síntomas de que puede ser necesaria la ayuda profesional.
  6. Minimizar la sorpresa. Los miembros de la familia quieren sentirse seguros cuando se acercan a la reunión familiar. Los memorandos, el material de lectura, las actualizaciones y los órdenes del día enviados con suficiente antelación a la reunión son cruciales para que todos se sientan más preparados. También recomendamos que los facilitadores inviten a hacer sugerencias, aportaciones y comentarios antes de finalizar el orden del día.
  7. Establezca primero las reglas. Un punto prioritario del orden del día de la primera reunión debe ser el establecimiento de reglas básicas que proporcionen la seguridad y el refuerzo necesarios para que los miembros de la familia interactúen. Ejemplos de reglas básicas que hemos visto: Cada persona habla por sí misma, nada de teléfonos móviles ni buscapersonas, una sola reunión (sin conversaciones paralelas), estar mental y emocionalmente presente, los que llegan tarde pagan la entrada (25 céntimos por cada minuto de retraso), hay que solicitar primero las opiniones, etc.
  8. Diviértete. Las reuniones familiares funcionan mejor cuando incorporan oportunidades para divertirse en familia. Los recuerdos entrañables y las bromas se suceden junto a las discusiones serias y ayudan a aligerar el ambiente durante la reunión. Varias familias incorporan presentaciones de los miembros de la generación más joven. Algunas crean un anuncio para la empresa o hacen camisetas con eslóganes originales. Las representaciones teatrales o los espectáculos de talentos son muy populares. Los ejercicios de grupo, los proyectos y las actividades pueden ser los puntos fuertes de la reunión.
  9. Preste atención a los detalles. Los elementos logísticos pueden ser decisivos para una reunión. La gente está más dispuesta a sentarse en una sala y hablar con los demás si las sillas son cómodas, el café está caliente y los descansos son amplios. ¿Hay bancos telefónicos y baños cerca? ¿Quién vigilará a los niños durante la reunión? ¿Se dispondrá de aperitivos entre las comidas? Algunas familias designan un comité de hospitalidad para garantizar la comodidad de todos.
  10. Tómese su tiempo. Tómatelo con calma, tanto en lo que respecta a la duración como al contenido de las reuniones familiares. Déle contenido al orden del día, pero evite la sobrecarga: uno o dos temas importantes son suficientes al principio. Algunas familias comienzan con una reunión de tres horas para establecer las normas básicas y planificar el orden del día y los preparativos para la siguiente reunión. Más adelante, las familias pueden optar por un formato de media jornada o de jornada completa, o incluso por un retiro de fin de semana.

Las reuniones familiares son su propia recompensa. En las primeras etapas, el proceso de comunicación de las reuniones, el intercambio, la creación de confianza y la apertura, la resolución de conflictos es mucho más importante que los resultados tangibles. Las reuniones bien organizadas ayudan a las familias a encontrar la fuerza necesaria para afrontar los retos que conlleva la propiedad y la gestión de sus empresas.