Reunir a la familia es, al mismo tiempo, una de las ocasiones más alegres en la vida de una empresa familiar y una de las reuniones más aterradoras que una familia puede planificar. Hace tiempo que es una "mejor práctica" recomendada para todas las familias emprendedoras. Nuestros colegas Craig Aronoff y John Ward sitúan la celebración de reuniones familiares periódicas entre los dos pasos más importantes que puede dar el propietario de una empresa familiar para garantizar su continuidad.1
Aun así, la perspectiva de reunir a toda la familia durante un fin de semana largo puede ser un reto desalentador: ¿de qué hablaremos? ¿Cómo vamos a llevarnos todos bien? Somos tan diferentes en cuanto a estilos de vida, políticas, profesiones, comprensión de los negocios, ¿abrirnos a los comentarios y posibles críticas de los miembros de la familia que no trabajan en la empresa sólo empeorará las cosas? Sin embargo, nuestra experiencia demuestra que las familias que planifican y celebran reuniones familiares periódicas refuerzan los lazos familiares y fortalecen su apoyo a la empresa.
Como consultores que ayudan a desarrollar y planificar reuniones familiares, las familias, independientemente de su tamaño, generación, sector o ubicación, se plantean algunas preguntas y preocupaciones comunes. En el artículo de este mes, nos esforzamos por responder a las preguntas complicadas con las que puede tropezar a medida que avanza.
Estimado asesor de empresas familiares:
Hemos oído decir a otros propietarios de empresas familiares que celebran reuniones familiares periódicas. Aunque estamos de acuerdo en que esto es importante y nos gustaría empezar a celebrar reuniones con nuestra familia, no estamos muy seguros de lo que esto significa. ¿Por dónde empezamos? ¿A quién incluimos? ¿De qué hablamos?
Firmado, Reunión familiar de novatos
Queridos novatos,
Sus colegas empresarios tienen razón: las reuniones familiares son una pieza crucial en la planificación de la continuidad de su empresa. Estas reuniones periódicas reúnen a la familia para compartir objetivos y decisiones, discutir problemas comunes, aprender sobre el negocio y preservar la identidad, los valores y las tradiciones de la familia.1
Para que estas reuniones sean aún más potentes, la reunión no se centra únicamente en los negocios/inversiones. El orden del día puede incluir una variedad de contenidos que reflejen las múltiples dimensiones de la familia. Algunas sesiones se centran en el negocio operativo o las inversiones, otras en la filantropía familiar, otras en el legado y la historia de la familia, otras son oportunidades para reflexionar y profundizar en los valores familiares identificados o en las relaciones familiares. Se trata de incluir algo para todo el mundo.
Veamos qué es lo que hace falta para que una reunión familiar tenga éxito:
OMS: Las reuniones familiares deben incluir a todos los miembros de la familia, incluidos los hijos y los cónyuges. Algunas sesiones pueden estar limitadas a los propietarios de la familia o a los miembros de una determinada generación de la familia, por lo que hay que asegurarse de que existen directrices claras sobre quién participa y cuándo.
Los miembros de la familia que no trabajan en la empresa, que a menudo están al margen de las discusiones relacionadas con el negocio, son animados y apoyados para que compartan y participen. Muchas veces, el miembro de la familia más callado o distante tiene una nueva perspectiva o sabiduría que contribuye en gran medida a la fortaleza de la familia. Las reuniones familiares son la oportunidad perfecta para escuchar y comunicarse con aquellos que pueden estar menos involucrados en el día a día de la empresa.
Las reuniones suelen ser planificadas y ejecutadas por un grupo de miembros de la familia, con frecuencia aquellos que no trabajan en la empresa o en la oficina familiar. Esto les permite desempeñar un papel significativo en su empresa familiar. Los puntos del orden del día suelen crearse a partir de las aportaciones de la familia en general, de modo que las sesiones reflejan los intereses de todos los participantes.
QUÉ: Las reuniones se planifican minuciosa y deliberadamente. Los órdenes del día incluyen descripciones de cada tema, la razón por la que se incluye el tema, las personas involucradas en la presentación, la duración de la presentación y materiales previos a la reunión para añadir aún más sustancia a las discusiones. Estas agendas deben compartirse por adelantado con todos los participantes.
CUÁNDO: La mayoría de las reuniones familiares son eventos anuales. A veces hay una actualización de 6 meses por teléfono o seminario web. Hay continuidad entre las reuniones. Los proyectos sustanciales e importantes, que pueden tardar varios meses en completarse, pueden ser emprendidos por la familia y ayudar a que el proceso sea aún más significativo.
DÓNDE: La reunión tiene lugar en un entorno que favorece la concentración y la atención. Para la parte de negocios de la reunión, los niños pequeños están con niñeras, los teléfonos están apagados y se eliminan las distracciones para que la gente pueda concentrarse sin distracciones.
Como nota, los gastos de las reuniones y todos los gastos individuales relacionados con los viajes y las reuniones, son cubiertos por la empresa como un gasto esperado e importante de las relaciones con los accionistas.
Recuerda, novatos, que lo "perfecto" puede ser enemigo de lo "suficientemente bueno". Elige una fecha, convoca a un grupo de planificación, considera la posibilidad de contratar a un facilitador y lánzate. Te alegrarás de haberlo hecho.
Estimado asesor de empresas familiares:
Somos una empresa familiar dedicada a pasar con éxito a la siguiente etapa de gestión y propiedad. Nuestro negocio es sólido y tenemos un consejo de administración totalmente funcional con varios directores independientes. El consejo nos ha animado a iniciar algún tipo de reunión familiar anual. Creen que es importante para nuestro éxito futuro. Sin embargo, ya nos reunimos como familia con bastante frecuencia para los cumpleaños y las vacaciones, así que no vemos realmente por qué es necesaria una reunión familiar más formal. ¿Qué crees que deberíamos hacer?
Firmado, ya pasan mucho tiempo juntos
Estimado, pasar mucho tiempo,
Enhorabuena por la solidez de su empresa, su junta directiva independiente y las celebraciones familiares periódicas. Parece que estáis haciendo muchas cosas para promover una empresa familiar de éxito.
Sin embargo, estamos de acuerdo con su Junta Directiva en que algún tipo de reunión familiar formal será probablemente beneficiosa para una continuidad exitosa, aunque ya pasen mucho tiempo juntos como familia.
A diferencia de una cena de cumpleaños o una celebración de vacaciones, las reuniones familiares formales reúnen a los miembros de la familia para participar en debates y reflexiones centrados en su visión, valores, funciones, responsabilidades y actividades como familia. Las agendas de las reuniones, cuidadosamente planificadas, están diseñadas específicamente para construir relaciones más fuertes y proporcionar una comunicación más clara dentro de la familia. Cuando la familia es propietaria de un negocio en funcionamiento o de inversiones conjuntas, estas reuniones suelen incluir una actualización del negocio de alto nivel.
También es mucho mejor que los miembros de la familia se enteren de las novedades importantes (como una nueva expansión, nuevos productos, nuevas contrataciones) directamente de quienes trabajan en la empresa y no de manera informal mientras están en un partido de fútbol, en la tienda de comestibles o en una noticia publicada. Cuando se informa deliberadamente sobre estos avances, cada miembro de la familia tiene la historia completa y está mejor capacitado para apoyar la decisión.
Hay muchas razones por las que estos tiempos de reunión dedicados son tan importantes. En aras de la brevedad, nos centraremos en dos razones clave: una más proactiva y otra más reactiva.
En el lado proactivo: Hay muchas investigaciones que demuestran que las empresas familiares pueden superar a las públicas en muchas dimensiones importantes, como el rendimiento de la inversión, el rendimiento de los activos, los ingresos netos, etc. La fuente de esta ventaja competitiva suele atribuirse a los valores duraderos, la perspectiva a largo plazo y el capital paciente que aportan los propietarios familiares. Las reuniones familiares son la mejor tecnología conocida para alimentar la ventaja familiar.
En el lado reactivo: Los miembros de la familia no pueden apoyar y ser positivos sobre su negocio o inversiones cuando no saben nada sobre ellos. Si todo lo que oyen son rumores y retazos de información incompleta, es fácil que se desarrollen percepciones inexactas, poco realistas y potencialmente negativas. Esperar que los miembros de la familia que están desinformados y distantes ofrezcan lealtad y apoyo a la empresa familiar no es realista.
Además, he aquí una perspectiva totalmente diferente sobre la participación de la familia en la empresa: Algunas familias utilizan la reunión familiar para buscar activamente las aportaciones e ideas de los miembros de la familia que no trabajan en la empresa sobre una cuestión específica o un reto estratégico. Ven la sabiduría de la familia como una ventaja competitiva potencial en estos aspectos. Por ejemplo, un cliente del sector de la alimentación al por menor pidió a los miembros jóvenes de su familia que le dieran su opinión sobre unas nuevas líneas de alimentos que estaban pensando en poner en sus tiendas. Un fabricante pidió a los miembros de la familia que dieran su opinión sobre el DAFO que se estaba preparando para la próxima sesión de planificación estratégica. Y un centro de distribución pidió la opinión de la familia sobre tres posibles escenarios de crecimiento. En todos estos casos, la aportación de la familia fue especialmente valiosa y muy apreciada por la dirección de la empresa.
Así pues, esperamos que esta respuesta le ayude a entender por qué son importantes las reuniones familiares formales y planificadas, incluso para aquellas familias que se ven con bastante frecuencia.
Estimado asesor de empresas familiares,
Dudamos en iniciar reuniones familiares formales porque nos preocupa que unos cuantos miembros de la familia descontentos puedan aprovechar ese momento para decirnos cómo tenemos que llevar el negocio. También nos preocupa que la reunión pueda desviarse y que se digan cosas que puedan dañar las relaciones para siempre. ¿Tiene algún consejo para que nos sintamos más cómodos?
Firmado, no puede dejar de preocuparse por los peores escenarios
Querido no puedo dejar de preocuparme:
Su preocupación es común, y es muy importante tenerla en cuenta a la hora de planificar las reuniones familiares.
A medida que las familias crecen y se dispersan geográficamente, la brecha de conocimientos entre los miembros de la familia que trabajan en la empresa y los que no lo hacen puede alcanzar grandes proporciones. En los primeros años de una empresa joven y pequeña, puede tener sentido que los miembros de la familia aporten ideas y opiniones sobre el funcionamiento de la empresa. Sin embargo, a medida que la empresa crece y se vuelve más madura y compleja, las aportaciones familiares no estructuradas pueden distraer y dificultar la capacidad de la dirección para centrarse y obtener resultados.
La reunión familiar es, en realidad, una de las mejores maneras que conocemos de ayudar a la familia a realizar aportaciones adecuadas y útiles. La celebración de una reunión familiar con un orden del día cuidadosamente estructurado, una comunicación exhaustiva antes de la reunión y una fuerte facilitación es una de las mejores maneras de ayudar a que las aportaciones de la familia sean significativas y estén guiadas para mantenerse en el camino. Si durante la reunión se dan consejos o se generan ideas inapropiadas, un buen facilitador puede cortarlas de raíz, sobre todo si se han planificado y comunicado adecuadamente.
De todos modos, a menudo esta tensión se encuentra bajo la superficie de la dinámica familiar. Las reuniones familiares ofrecen un espacio protegido y seguro para ventilar las preocupaciones, expresar las opiniones y abordar las inquietudes de forma directa. Contar con ese facilitador puede ayudar a abordar las frustraciones familiares de un modo más productivo que evitarlas por completo.
La reunión familiar no se limita a la empresa en funcionamiento o a las inversiones financieras de la familia. Se centra en los diferentes tipos de capital que la familia está desarrollando: el capital humano e intelectual. Incluya en el orden del día temas relacionados con las actividades y los valores de la familia, pero no con los aspectos financieros. Afirma el hecho de que la empresa familiar es sólo uno de los muchos aspectos importantes de tu familia.
Con una planificación cuidadosa y un trabajo previo concienzudo, sus reuniones familiares pueden ser muy ventajosas para su familia y consolidar aún más sus relaciones, en lugar de crear una cuña.
1 Reuniones familiares: How to Build a Stronger Family and a Stronger Business de Craig Aronoff y John Ward, Palgrave Macmillan. 2011.
Recursos recomendados
Gobierno de la empresa familiar: Maximizando el potencial de la familia y de la empresa por Craig Aronoff y John Ward
El Manual del Consejo Familiar: Cómo crear, dirigir y mantener un consejo de empresa familiar con éxito por Christopher Eckrich y Stephen McClure
Reuniones familiares: Cómo construir una familia y un negocio más fuertes por Craig Aronoff y John Ward.
"Lecciones de liderazgo de las grandes empresas familiares", Harvard Business Review por Claudio Fernández-Araoz, Sonny Iqbal, Jorg Ritter, abril de 2015.
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