Como asesores, hablamos a menudo de la dificultad que tienen las empresas familiares para crear culturas empresariales de responsabilidad, construir sistemas que requieran responsabilidad y fomentar la responsabilidad en los individuos. En el ámbito familiar existen retos similares en cuanto a la responsabilidad. Desgraciadamente, cuando los miembros de la familia no rinden cuentas sobre los compromisos familiares, la consecuencia suele ser una erosión de la confianza y el respeto en la familia.
A menudo vemos los siguientes tipos de problemas relacionados con la responsabilidad en las familias con las que trabajamos:
"Sé que debía sacar el boletín, pero se me acabó el tiempo. Lo tendré listo para la próxima vez".
"Nuestro plazo para fijar la fecha de la reunión familiar del próximo verano ha pasado, pero los miembros de la familia no me devuelven las llamadas y no voy a reservar el hotel hasta que sepa que hay gente disponible".
"Habíamos preparado al director de marketing para que hiciera una presentación a la familia durante la cena del mes pasado. Sólo dos personas llamaron para confirmar su asistencia, así que tuvimos que cancelarla. Fue vergonzoso".
La mayoría de las empresas familiares comprenden la importancia de la gobernanza familiar. Saben que los consejos de familia, las reuniones familiares, las políticas familiares y la comunicación regular son las claves del éxito de las familias propietarias de empresas. Sin embargo, incluso con las mejores intenciones, estos esfuerzos pueden perder rápidamente el impulso y la relevancia debido a la falta de responsabilidad entre los miembros de la familia por sus tareas en este ámbito.
Puede ser especialmente difícil para las familias adherirse a sistemas de responsabilidad en lo que generalmente es un papel voluntario. A la hora de elegir entre una actividad que genere ingresos, una actividad social agradable o fotocopiar y enviar el acta de la última reunión familiar, es fácil ver por qué la última se retrasa a menudo en favor de las otras. Con el tiempo, si los miembros de la familia se retrasan repetidamente en el cumplimiento de sus tareas, todo el proceso de gobierno familiar puede perder fuelle y estancarse. Las tareas importantes (la planificación del patrimonio, por ejemplo, o la educación de la siguiente generación) que no se completan o se retrasan pueden crear problemas significativos para todo el sistema de la empresa familiar en el futuro.
Las familias que se toman el tiempo necesario para aclarar sus valores, su propósito y su visión saben que el establecimiento y el cumplimiento de los compromisos relativos a esa visión crean una sólida base de confianza entre los miembros de la familia. Las familias más fuertes que conocemos se sienten responsables, como individuos y como grupo, de vivir y demostrar su visión compartida, cada día, en todos los sentidos. Además, la confianza entre todos los actores clave de una empresa familiar es una importante ventaja competitiva para la empresa y contribuye a una vida familiar más agradable.
Los miembros de la familia que deseen consolidar esa confianza harán bien en seguir las lecciones de responsabilidad que nos ha traído el mundo empresarial. Establecer y cumplir los plazos es fundamental para fomentar un sentimiento de preocupación y compromiso compartidos. Es crucial identificar claramente las funciones y responsabilidades de los voluntarios para el próximo periodo de tiempo (trimestre, mes, año). Los miembros de la familia que han aceptado responsabilidades contribuirán significativamente al nivel de confianza en una familia haciendo todo lo posible por cumplir sus tareas de acuerdo con las expectativas preestablecidas. A veces, los problemas de responsabilidad surgen porque la familia -o una parte de la familia- asume demasiadas cosas a la vez. Cuando el trabajo de la familia se convierte en una carga tan pesada que invade la capacidad de los miembros individuales de la familia para tener trabajos externos y cumplir con sus otras responsabilidades, vale la pena crear funciones, responsabilidades y requisitos más realistas para los roles familiares clave. Por otra parte, en las familias más numerosas en las que hay objetivamente mucho que hacer, las familias pueden recurrir a asistentes ejecutivos y otros tipos de apoyo que ayuden a hacer las tareas más razonables. Algunas pueden tener que llegar a crear un puesto familiar remunerado a tiempo parcial para abordar de forma más adecuada la carga de trabajo.
Independientemente del nivel de trabajo requerido para gestionar las funciones de gobierno familiar en su familia, la claridad en cuanto a las expectativas es un primer paso fundamental. Además, la mayoría de las familias harían bien en revisar los roles y las expectativas al menos una vez al año para determinar si es necesario hacer ajustes para un funcionamiento óptimo en el futuro. A continuación se presenta una lista que comprende los pasos básicos que todas las familias pueden utilizar para fomentar la responsabilidad:
- Si se encuentra en la fase inicial de creación de estructuras y políticas para el gobierno y la supervisión de la familia, asegúrese de que todos los miembros de la familia participen, al menos, en el proceso de reflexión sobre estas ideas. Cuantas más personas participen en el desarrollo original de estas estructuras, más se implicarán en el proceso de gobierno, lo que aumentará el compromiso y la responsabilidad. Tenga en cuenta que esta configuración inicial puede ser un trabajo duro. Tómese el tiempo necesario para pasar por varios borradores hasta llegar a una estructura que resulte cómoda para toda la familia.
- Una vez establecidas las estructuras básicas, considere qué trabajos o tareas deben realizarse de forma continua para cumplir los objetivos de unidad y supervisión familiar. (Por ejemplo, ¿nos reunimos trimestralmente, anualmente? ¿Tenemos un boletín de noticias familiar, un sitio web? ¿Planificamos un viaje familiar anual? ¿Qué aprendizaje queremos lograr este año?) Asegúrate de que está claro el volumen de trabajo que supone la logística de la coordinación de estos esfuerzos, y que todos los miembros de la familia tienen claras las expectativas y los resultados. Y lo que es más importante, asegúrate de que todos conocen las consecuencias de no cumplir con lo acordado.
- Solicitar voluntarios para supervisar tareas específicas. Asegúrese de que los voluntarios tengan acceso a los recursos necesarios para realizar el trabajo y que todos tengan claros los plazos.
- Asegúrate de que el trabajo familiar está bien distribuido; no sobrecargues a una sola persona con estas responsabilidades.
- Reconocer regularmente las contribuciones de los miembros de la familia que participan en la realización del trabajo. Aunque es importante que haya consecuencias para los que no rinden cuentas (por ejemplo, la pérdida de su papel), es igualmente importante reforzar lo positivo y encontrar formas de reconocer públicamente los enormes esfuerzos de los que hacen bien este trabajo.
El respeto es un bien muy valioso que se gana desempeñando eficazmente las funciones y responsabilidades. Cuando un miembro de la familia se compromete a realizar tareas en nombre de la familia, ese individuo está prometiendo a la familia que hará todo lo posible para cumplir con las responsabilidades de ese papel. El fracaso en el desempeño de ese papel daña el respeto de la familia por ese individuo.
En muchas de las familias con las que trabajamos, oímos repetidamente a los miembros de la familia, especialmente a los de la siguiente generación, expresar su frustración por no ser escuchados por la familia. La realidad es que en los asuntos de la empresa familiar, tendemos a respetar a aquellos que se han ganado el respeto a través de sus comportamientos y del cumplimiento exitoso de los roles que asumen. Cuando una persona acepta un papel en el consejo de familia o como parte de una reunión familiar, ya sea una reunión de alto nivel con los directores o el trabajo sucio de redactar las actas de las reuniones familiares, está dando un valor a la familia. El acto de ser voluntario transmite: "Deseo participar en la visión de esta familia". Cuando el mismo miembro de la familia no cumple con sus tareas, ese individuo envía un mensaje al resto de la familia de que no le importa. Lamentablemente, esto es así aunque haya razones perfectamente legítimas para que no se publique el boletín de la familia o para que no se envíen las actas, o para que no se envíe por adelantado el orden del día de la próxima reunión familiar.
Esta erosión del respeto no sólo provoca dolor emocional y frustración en las familias, sino que también lleva a la familia a cuestionar el nivel de compromiso que los miembros de la familia tienen entre sí. La falta de voluntad o la incapacidad para llevar a cabo una tarea familiar no sólo provoca una reducción del respeto y la correspondiente reducción de la confianza que la familia otorga a esa persona, sino que también reduce el valor de la voz de esa persona en los asuntos familiares. La realidad es que no escuchamos a las personas en las que no confiamos.
Cuando una persona cumple con sus responsabilidades en el trabajo, demuestra su compromiso con la organización y todo lo que representa. Esto también es cierto en una situación familiar. Cuando los miembros de la familia completan el trabajo de la familia como dijeron que lo harían, demuestran su compromiso con la familia y con los valores y propósitos de la familia. Esta es una de las mejores maneras que conocemos para que las familias construyan una sólida confianza y respeto para los años venideros.