Muchas familias han experimentado los Consejos de Familia como una forma de gobernar la familia. Casi siempre, la formación del Consejo de Familia viene acompañada de unas expectativas muy altas para una entidad de gobierno vibrante y productiva. Algunos se lanzan con gran éxito y otros luchan por conseguir el impulso suficiente para despegar.
Tanto si está empezando un Consejo de Familia como si ya tiene uno desde hace años, se puede ganar mucho teniendo en cuenta las lecciones que otros han aprendido para que sus Consejos de Familia funcionen. Lo que sigue son 15 directrices que los Consejos de Familia a menudo desearían haber conocido antes.
1. Mantener los límites claros, especialmente el gobierno de la familia y de la empresa
Un Consejo de Familia es un grupo que sirve como equipo ejecutivo u órgano representativo de una familia emprendedora más amplia. Este grupo familiar más amplio suele denominarse Asociación Familiar, compuesta por todos los que tienen derecho a votar en un asunto familiar. La Asociación Familiar suele estar formada por propietarios y no propietarios de la familia, como los cónyuges y los que aún no han recibido acciones. El trabajo del Consejo de Familia es preparar recomendaciones para la Asociación Familiar más amplia y llevar a cabo los deseos de la Asociación Familiar.
El Consejo de Familia es también una entidad independiente del Consejo de Administración, que representa directamente a los accionistas. Aunque se puede pedir al Consejo de Familia que dirija la investigación sobre cómo podría estructurarse un consejo, o que eduque a la familia sobre el funcionamiento del consejo, el Consejo en sí no tiene poder sobre el consejo. Del mismo modo, el Consejo de Familia no usurpa los derechos y responsabilidades de los accionistas. Son los accionistas los que, en última instancia, controlan la dirección de las posiciones de propiedad.
Además, un Consejo de Familia no está facultado para decir a la dirección lo que tiene que hacer. Aunque los miembros del Consejo de Familia pueden hablar con la dirección sobre la preparación de una próxima reunión familiar o sobre la realización de una presentación a la Asociación de Familias, no está en la descripción del trabajo de un Consejo de Familia dirigir el comportamiento de la dirección. Ese es el trabajo de la junta directiva.
Los consejos de familia a veces se confunden sobre sus derechos y responsabilidades. Por ejemplo, pueden sacar a la luz preocupaciones sobre el liderazgo de la empresa o el empleo de la familia en el negocio. El Consejo de Familia puede empezar a elaborar políticas sin darse cuenta, con la expectativa de que se apliquen directamente. Es mejor que el Consejo de Familia desarrolle un consenso familiar sobre cuestiones críticas y se comunique con una sola voz directamente con el presidente del consejo.
2. Tenga claro que el Consejo de Familia trabaja para su circunscripción: No es el jefe de la familia
Un Consejo de Familia no puede adelantarse demasiado a la familia. Los miembros de la familia que forman parte del Consejo de Familia pueden pensar que están haciendo grandes obras en beneficio de la familia, hasta el momento en que la familia dice: "Estáis tomando decisiones sobre asuntos sobre los que queremos tener voz". Los Consejos de Familia no deben ser tímidos hasta el punto de sentir que tienen que llevar todo a la familia. A veces la familia necesita un liderazgo audaz por parte de su órgano de representación. El sabio presidente del Consejo de Familia se mantendrá en contacto con el estado de ánimo de la familia para saber cuándo avanzar y liderar como Consejo y cuándo detenerse y tomar el pulso a la familia sobre un asunto.
Un modelo de liderazgo que funciona bien para el Presidente con el Consejo de Familia es el "liderazgo de servicio" y también es un buen modelo a seguir por los Consejos de Familia que lideran sus grupos familiares. Una metáfora útil es la de un Consejo de Familia que piensa y trata al grupo familiar como si fueran sus hermanas y hermanos. Los hermanos responden mejor cuando se les dan opciones y se les mantiene informados de los progresos por un hermano que trabaja en su nombre. Pueden reaccionar con resistencia cuando un hermano adopta un papel superior o directivo.
Un Consejo de Familia no puede permitirse demasiada resistencia, ya que el tiempo y el esfuerzo son limitados. Para las iniciativas más importantes se necesita deferencia y mucha comunicación. Sin embargo, hay que encontrar un equilibrio entre permitir la voz de la familia en general, pero no hasta el punto de que el Consejo de Familia se deje microgestionar.
3. Siempre: Primero la descripción del puesto y luego los candidatos
A la hora de decidir la composición del Consejo de Familia, quién será el presidente y quién dirigirá el Comité de Educación, hay un paso previo que se salta con demasiada frecuencia: determinar las cualificaciones. La práctica de definir primero la descripción del trabajo del Presidente del Consejo de Familia y luego identificar una lista de posibles personas cualificadas tiene la ventaja de conseguir que la persona adecuada ocupe el puesto.
A la hora de seleccionar a los miembros, los Consejos de Familia han hecho bien en buscar a miembros capaces de toda la familia (no sólo uno de cada rama) que reúnan los siguientes requisitos:
- Habilidades de comunicación: escuchar, persuadir e informar
- Habilidades de compromiso y diplomacia de grupo para ganar-ganar
- Madurez
- Comprensión y apoyo de la misión y visión de la familia
- Accesibilidad para toda la familia
- Respeto y confianza de toda la familia
Además de la nominación y selección de los miembros, las cualificaciones de los miembros del Consejo de Familia pueden servir como norma y recordatorio de las responsabilidades después de que los miembros hayan sido nombrados o elegidos para
sus funciones. Los Consejos de Familia de alto rendimiento utilizan la retroalimentación anual y anónima para proporcionar a los miembros individuales información sobre cómo están midiendo los estándares.
4. No lo conviertas en "El Comité de Pastelería"
Algunas familias descubren por las malas que implicar a la familia sólo por implicar a la familia a menudo conduce a una mayor alienación de aquellos que se sienten impotentes. Los Consejos de Familia funcionan cuando tienen una responsabilidad real sobre cuestiones reales. Tomar a un grupo de miembros individuales de la familia que tienen poco poder y poca voz y organizarlos en un grupo no es una experiencia eficaz. El resultado es un grupo con poco poder y poca voz.
Los Consejos de Familia pueden ciertamente dar cabida a aquellos que son menos poderosos que los líderes empresariales. Sin embargo, un buen Consejo de Familia tiene influencia y valor no sólo en función de los miembros, sino también del liderazgo eficaz y del respeto que se gana con los resultados.
5. Elija bien la silla
Un Presidente eficaz es enérgico, adopta una perspectiva de toda la familia cuando influye en el Consejo, y es capaz de dirigir con una visión y a través de los obstáculos que puedan interponerse en el camino. Una habilidad crítica es la capacidad de actuar en el mejor interés de la familia en general, sin mostrar prejuicios hacia ninguna rama en particular. Por supuesto, el Presidente debe ser organizado y saber dirigir a otros, que suelen ser voluntarios.
Si se elige a un presidente por otras razones que no sean las habilidades de liderazgo, la familia puede tener dificultades para alcanzar sus objetivos. Algunas familias utilizarán este puesto de presidente como método para desarrollar las habilidades de liderazgo entre los miembros de la familia. Esto puede funcionar, pero para que el Presidente tenga éxito, puede ser necesario aportar recursos (como asesores familiares, seminarios de formación o apoyo administrativo) para ayudar a organizar y poner en práctica las iniciativas familiares. Del mismo modo, un Presidente sin experiencia se beneficiará de la formación para reforzar sus capacidades de liderazgo.
6. Crear una Carta
Un Consejo de Familia que se reúna pero no tenga claros sus propósitos o áreas de responsabilidad probablemente frustrará tanto a los miembros del consejo como a la familia en general. Un Consejo de Familia eficaz cuenta con unos estatutos que identifican su propósito, funciones, responsabilidades y objetivos de alto nivel. En muchos sentidos, los estatutos son el manual de funcionamiento del Consejo de Familia. Los estatutos aportan claridad en la toma de decisiones a nivel del Consejo de Familia y de la familia en general. Contendrá los procesos para identificar a los miembros del Consejo de Familia, los términos y condiciones para la membresía, y una visión general de la estructura (por ejemplo, ¿tendrá comités?) y las relaciones de comunicación.
Los estatutos reflejarán las circunstancias únicas de cada familia. Por ejemplo, una familia muy numerosa probablemente busque límites a los mandatos para forzar la rotación de los puestos del Consejo de Familia entre los distintos miembros de la familia a lo largo del tiempo. Esto permite que los miembros de la familia tengan más oportunidades de aportar sus puntos fuertes y desarrollar nuevas habilidades de liderazgo familiar. Por el contrario, una familia más pequeña evitaría los límites de los mandatos, reconociendo que no dispone de un suministro infinito de posibles miembros del consejo.
Las familias pequeñas pueden tener sólo unos pocos miembros dotados de dotes de liderazgo y orientados al servicio de la familia. La rotación de los mismos por el bien de la rotación acaba perjudicando a la familia en general al limitar las contribuciones que pueden ofrecer a la familia.
7. Utilizar los comités permanentes, los grupos de trabajo y los comités ad hoc
Llevar a cabo el trabajo de la familia no es tarea fácil. Requiere un esfuerzo sostenido a lo largo del tiempo para alcanzar los objetivos de la familia. Para llevar a cabo el trabajo de la familia, suele haber subcomités permanentes
que dependen del Consejo de Familia. Los comités permanentes son comités acordados que existirán durante periodos de tiempo sostenidos para alcanzar los objetivos de la familia. Por ejemplo, los Consejos de Familia pueden tener un Comité de Educación cuyo propósito es aumentar la base de conocimientos de la familia, o un Comité de Filantropía para guiar la implementación exitosa de la filantropía familiar a lo largo del tiempo.
En ocasiones es necesario organizar un subgrupo para alcanzar un objetivo familiar que tiene un plazo más corto, como la organización de los artefactos de una familia emprendedora. Esto se denomina comité ad hoc y en él suele participar al menos un miembro del Consejo de Familia, así como miembros extraídos de la Asociación de Familias. Una vez concluida esa tarea, el comité se disolverá. Al llamarlo comité ad hoc, los miembros seleccionados para el comité entienden que están asumiendo un compromiso importante que requerirá un esfuerzo sostenido, pero que tiene un fin.
Cuando un Consejo de Familia tiene una tarea singular que necesita ser abordada rápidamente y no es un asunto continuo, se recomienda un grupo de trabajo. Un grupo de trabajo puede incluir o no a miembros del Consejo de Familia. Un ejemplo común sería el desarrollo de una política de empleo familiar para orientar las expectativas y los procesos en torno al empleo familiar dentro de la empresa. El trabajo del grupo de trabajo es entregar una política recomendada en una fecha determinada y luego disolverse.
En los tres tipos de subgrupos, la claridad en torno al propósito del comité o grupo de trabajo es fundamental. Unas funciones y unos objetivos claramente definidos ayudarán a centrar el subgrupo y un conjunto de resultados. Una ventaja adicional de los comités y grupos de trabajo es la posibilidad de incluir a miembros de la familia que tienen talentos únicos o especializados, pero que no pueden formar parte del Consejo de Familia debido a compromisos de tiempo o a la imposibilidad de ser elegidos. Es una forma de utilizar un mayor porcentaje de la capacidad intelectual colectiva de la familia.
8. Utilice la toma de decisiones por consenso, pero no permita que le detenga
En primer lugar, no caiga en la trampa de buscar la unanimidad cuando, en realidad, lo que pretende es el consenso. Los miembros de un Consejo de Familia pueden ser amables entre sí, pero no siempre están de acuerdo. De hecho, si el Consejo de Familia está haciendo lo que debe, habrá desacuerdos, a ser posible al aire libre, donde puedan ser tratados. La definición de consenso es una solución con la que todos puedan vivir. Demasiadas reuniones del Consejo de Familia se atascan con demasiadas charlas sobre los mismos temas con poca resolución.
Los presidentes de los Consejos de Familia concienciados sabrán cuándo llevar una cuestión a una votación por mayoría simple y seguir adelante, y cuándo discutirla, a veces sin resolución. Las votaciones de paja pueden realizarse al principio de los debates, sólo para ver la decisión de cada uno. Un presidente que recuerde a todos que, en cuestiones menores, un voto en cualquier sentido es realmente un voto que significa: "Esta es mi preferencia, pero apoyaré a la mayoría". Los Consejos de Familia, al ver que su productividad aumenta, tendrán más tiempo para los temas de peso.
9. Cuando no surge una solución, tal vez necesite un proceso
Los temas de la empresa y la familia se solapan a menudo en el Consejo de Familia. Por ejemplo: Mary tiene un puesto inicial en la empresa que paga más que George, que ha trabajado durante dos años en la empresa. A algunos les parece sospechoso porque Mary es la hija del director general y George es el hijo de un accionista no operativo.
Con demasiada rapidez, los Consejos de Familia tratan de encontrar la respuesta. ¿Hubo una injusticia, o quién tiene razón en una disputa? Los Consejos de Familia no son un tribunal de familia: no suelen tener la oportunidad de hacer justicia.
Lo que pueden hacer es ser un catalizador para producir información, comunicación y fomentar la escucha. También pueden orientar un problema hacia el foro adecuado, que a menudo está alejado de los canales secundarios de los subgrupos familiares. Preguntar: "¿Cuál es el camino para llegar a una resolución?" en lugar de "¿Quién tiene la culpa?" puede ser una gran contribución del Consejo de Familia.
10. Crear y avanzar en los objetivos con resultados
Establecer objetivos concretos que tengan resultados asociados permite a los demás ver los resultados. El propio Consejo de Familia necesita ver que está surtiendo efecto y que está progresando con hitos concretos a efectos de moral. Los consejos de administración y los equipos directivos que comprenden la contribución potencial de un Consejo de Familia, pero que pueden estar preocupados por su eficacia, también se benefician al ver los resultados. Algunos ejemplos de resultados concretos son:
- Código de conducta y procedimientos y políticas de resolución de conflictos
- Recomendaciones para la política de empleo familiar
- Filosofía de la filantropía y directrices para las subvenciones en colaboración
- Resultados de la evaluación sobre la necesidad de una Fundación Familiar o una Oficina Familiar
- Directrices para el reembolso de los viajes de los miembros de la Asociación Familiar
- Programas de educación y desarrollo de los accionistas
- Programas de educación para todos los grupos de edad en la familia
Por supuesto, gran parte del valor está en el trabajo y la colaboración que se lleva a cabo antes de estos resultados. Una mayor participación significa una mayor aceptación y un mayor reconocimiento del trabajo realizado por el Consejo de Familia.
11. Crear y progresar en los objetivos sin resultados
Aunque la confianza, la mejora de las relaciones, la unidad familiar, la alineación con la estrategia empresarial y el compromiso general son difíciles de expresar como resultados, son contribuciones de importancia crítica de un Consejo de Familia. También son difíciles de medir.
Sin embargo, no siempre es necesario probar los resultados con mediciones. Si el Consejo de Familia bien conectado percibe mejoras en el nivel de confianza de toda la familia después de aplicar mejoras significativas en la comunicación, se está avanzando en un objetivo importante. Es necesario un equilibrio entre los resultados y los aspectos críticos "difíciles de medir".
12. Anunciar lo que hace el Consejo de Familia
Los miembros del Consejo de Familia a menudo acaban infravalorándose y perdiendo el respeto de la familia porque no conocen el trabajo que el Consejo está haciendo en nombre de la familia. Los Consejos de Familia hacen bien en hacer un poco de autopromoción, lo que no sólo ayuda a su imagen, sino que también ayuda a la familia a darse cuenta de que está avanzando hacia sus objetivos. El envío de correos electrónicos o de notas tipo boletín informativo son formas maravillosas de comunicar los objetivos y los logros del Consejo de Familia.
Otra forma de hacer publicidad es seleccionar un portavoz de cada rama familiar que sea capaz de comunicar a esa rama lo que ocurre en el Consejo de Familia. Algunos Consejos de Familia incluirán estructuralmente al menos un miembro de cada rama y este miembro será identificado como responsable de servir de enlace de comunicaciones dentro de su rama. Difundir el mensaje ayuda a la familia a experimentar una sensación de logro.
13. Celebrar suficientes reuniones presenciales
Cuando los miembros del Consejo de Familia están dispersos geográficamente, las teleconferencias y las videoconferencias resultan atractivas para aumentar la comunicación del grupo con reuniones más frecuentes, gestionar los gastos de viaje y aprovechar el tiempo limitado de los miembros con talento. Por lo general, las reuniones presenciales programadas con regularidad se celebran de dos a cuatro veces al año, con conferencias telefónicas en los intervalos necesarios. Sin embargo, el presidente del Consejo de Familia no debe depender únicamente de un calendario, ya que la intensidad y la importancia de los temas a los que se enfrenta el Consejo de Familia no siempre se ajustan a un calendario.
Algunos han encontrado valiosa la siguiente guía. Utilice las reuniones presenciales cuando:
- Es necesario que una persona clave de fuera se dirija al Consejo de Familia, como el director general de la empresa o cuando el Consejo de Familia y la Junta Directiva celebren una sesión conjunta.
- Hay que resolver un asunto crítico, como un conflicto en la familia o tomar una decisión importante que tiene un plazo cercano.
- Hay que poner en marcha un proyecto importante en el que los miembros deben coordinarse entre sí, o un proyecto importante está llegando a su fin y hay opciones divergentes para su seguimiento y es necesario tomar una decisión.
Utilice las conferencias telefónicas o las videoconferencias cuando:
- Organizar y llevar a cabo el trabajo previo a una reunión en persona.
- El seguimiento es necesario en un proyecto, o para comprobar el progreso y hacer que la gente se responsabilice de un calendario de un proyecto que se inició en una reunión cara a cara.
- Mantener el impulso del Consejo de Familia cuando hay pocos temas que requieren atención.
En general, utilice las conferencias telefónicas y las videoconferencias para que las reuniones presenciales sean productivas y valiosas.
14. Reconocer que los ciclos son normales
A menudo se observa un patrón común en los nuevos Consejos de Familia: Mucha energía y establecimiento de objetivos durante la etapa de formación, dolores de crecimiento a medida que los miembros aprenden a funcionar juntos, realización de los proyectos atrasados que se habían acumulado, y luego una decepción. Hay mucho entusiasmo durante la etapa de realización, y luego no queda nada importante que hacer durante un tiempo. Este periodo de inactividad puede durar a veces entre uno y dos años.
Sin embargo, si las familias miran a su Consejo de Familia durante un ciclo descendente y lo declaran un fracaso, pueden estar haciéndose un gran daño. Mantenga un Consejo de Familia con poca energía o con un propósito moderado y en funcionamiento, ya que volverá a ser útil, momento en el que el restablecimiento podría ser demasiado tarde.
15. Invertir en el desarrollo de los miembros del Consejo de Familia
Formar parte de un Consejo de Familia requiere una serie de habilidades que, por lo general, no son naturales para la mayoría de sus miembros. Conseguir el consenso en un entorno de grupo, negociar con la familia, resolver problemas cuando se trata de situaciones ambiguas, y simplemente hacer presentaciones a la Asociación de Familias en general, son todas habilidades que pueden mejorarse con entrenamiento y capacitación. Las familias hacen bien en no sólo alentar, sino esperar que los miembros del Consejo de Familia desarrollen sus habilidades. De hecho, formar parte de un Consejo de Familia es una oportunidad ideal para desarrollarse y puede mejorarse con recursos externos. Los libros son buenos para algunos, pero las interacciones que se encuentran en los seminarios y talleres son útiles para la mayoría. También puede buscarse el asesoramiento individual para reforzar las habilidades de los miembros del Consejo de Familia, especialmente del Presidente.
A veces, un recurso externo dedicado (por ejemplo, un consultor de empresas familiares) que preste sus servicios al Consejo de Familia ayudará a los miembros a entender y a ser capaces de articular a la familia en general las diferentes funciones entre la propiedad, la familia, la dirección y el consejo. Esta capacidad de trabajar con un recurso y luego transmitir ese conocimiento a la familia en general da confianza a los miembros individuales del Consejo de Familia de que tienen un manejo de los temas. A su vez, da confianza a la familia de que los miembros del Consejo de Familia son expertos en lo que hacen.
Conclusión:
Los Consejos de Familia pueden ser vehículos eficaces para el gobierno, la toma de decisiones y la comunicación de la familia si se forman y se mantienen bien. Requieren contar con el liderazgo adecuado y con miembros que tengan la capacidad y el compromiso con el proceso. Para mantener el rumbo durante los periodos difíciles en los que se produce una pausa en la actividad, es necesario centrarse en reunirse para trabajar en las necesidades futuras de la familia, además de responder a las necesidades inmediatas. Los Consejos de Familia tienen la oportunidad de desarrollar el talento futuro de la familia y promover la armonía familiar a largo plazo.
Lecturas adicionales
También escrito por Eckrich y McClure, este valioso manual de uso para los consejos familiares incluye modelos beneficiosos, estrategias y ejemplos de la vida real. Para más información y para pedirlo...
Partes de este artículo se publicaron en Family Business Magazine, mayo/junio de 2013, www.familybusinessmagazine.com.