Después de que una empresa familiar de éxito haya amasado suficiente riqueza, la familia entra en una nueva etapa más desconocida en la que, independientemente de la empresa, la familia tiene que decidir cómo preservar su riqueza, mantener su influencia en la sociedad, seguir beneficiando a sus miembros y alimentar una identidad familiar cohesionada. Esta fase puede iniciarse con la venta del principal activo empresarial de la familia, o puede producirse de forma más gradual a medida que las inversiones fuera de la empresa sean mayores que la propia empresa. Sin un plan claro de conservación del patrimonio y del legado familiar, la familia se enfrenta a una dispersión y disipación gradual de sus activos y a una erosión de la cohesión, la influencia y la identidad familiares. Una solución es crear una oficina familiar.

Un estudio realizado en 1996 por la consultora Graystone Partners estimó que había más de 5.000 oficinas familiares operando en Estados Unidos, cifra que seguramente ha aumentado desde entonces. Las oficinas familiares del estudio de Graystone iban de la primera a la sexta generación, y controlaban activos que oscilaban entre los 100 millones de dólares y varios miles de millones de dólares. Cabe señalar que otros estudios han encontrado family offices con valores de activos mucho más bajos. Aunque este tipo de activos evoca imágenes de grandes oficinas en las que profesionales jurídicos, financieros y contables se dedican a gestionar el enorme patrimonio de una familia de alto nivel, las oficinas familiares son en realidad la excepción. Una oficina familiar puede ser tan simple como un miembro de la familia y un contable que gestione los asuntos financieros y legales de la familia desde la casa del contable.

En el pasado, las oficinas familiares se ponían en marcha sólo cuando se vendía una empresa, pero hoy en día muchas se ponen en marcha mientras la empresa sigue funcionando en manos de la familia. Cada vez más familias han empezado a prever con mucha antelación cómo hacer que su patrimonio y su legado perduren para las generaciones futuras, cuya única experiencia con la empresa familiar se limitará a viejos recortes de periódico, informes financieros, anécdotas y fotografías.

Los servicios prestados por una oficina familiar suelen incluir:

  • Asesoramiento en materia de planificación patrimonial, asistiendo en asuntos como testamentos, fideicomisos y donaciones
  • Selección, administración, información y contabilidad de las inversiones
  • Asistencia y aplicación de la transferencia de riqueza
  • Planificación fiscal, asistencia y coordinación del cumplimiento de la normativa, y preparación de la declaración de la renta
  • Educación: enseñar a las generaciones más jóvenes, que de otro modo podrían haber aprendido de la empresa familiar, a trabajar con asuntos y asesores legales y financieros
  • Coordinación de la filantropía
  • Prestación de servicios personales para miembros individuales de la familia, como la contabilidad, el pago de facturas, los seguros, la reserva de viajes, la asistencia en grandes compras como automóviles o propiedades, y el pago de empleados domésticos (a menudo llamados servicios de conserjería).
  • Mantener la cohesión de la familia a medida que crece en número y diversidad geográfica

Para funcionar con éxito, una family office requiere algunos de los mismos fundamentos que una empresa familiar: buena comunicación, una estructura organizativa claramente definida, presupuesto y una declaración de objetivos. Además, requiere una planificación estratégica sobre los servicios que prestará y quién los proporcionará. En muchos casos, una gran parte del trabajo supervisado por la family office se realiza a través de contratistas o consultores. 

El primer paso para abrir una oficina familiar es convocar una reunión familiar para abordar las siguientes cuestiones estratégicas:

  • ¿Qué valores familiares quiere que se conserven?
  • ¿Cómo se definirá la misión de la family office?
  • ¿Qué alcance tienen los servicios prestados a los miembros de la familia?
  •  ¿Cuáles son los bienes que la familia quiere potenciar o conservar?
  • ¿Qué miembros de la familia están interesados en desempeñar un papel de liderazgo?
  • ¿Cómo se organizará la gobernanza: cómo se poseerá, organizará, gestionará y supervisará la oficina?
  • ¿Cómo se llevarán a cabo las funciones clave (empleados internos o asesores externos)?
  • ¿Cómo se pagarán los servicios de la oficina familiar?

La declaración de la misión de la familia Hirsch de Canadá ofrece un claro ejemplo de la misión y los valores de su family office:

La misión de nuestra familia es proteger y mejorar el patrimonio familiar, ayudar en la búsqueda del liderazgo en los esfuerzos filantrópicos, asegurar un futuro sólido para nosotros y para las futuras generaciones, y asegurar que la futura generación entienda la responsabilidad de su herencia y cómo puede beneficiarse de ella.

Uno de los puntos fuertes más importantes de una family office puede convertirse también en una grave debilidad potencial. Como dice el estudio de Graystone, muchas family offices pueden acabar sobreprotegiendo y mimando a la familia. Cuando la empresa familiar deja de emplear y educar a las nuevas generaciones en materia de prácticas y responsabilidades empresariales sólidas, los nuevos miembros de la familia pueden llegar a ver la family office como un pozo del que pueden sacar sin miramientos y como un recurso que se da por sentado, sin aprender nada sobre el mundo de la inversión y la responsabilidad. En el Family Business Advisor, Ross Nager describe la posibilidad de mimar y consentir a los miembros de la familia:

La oficina familiar se convierte en el lugar al que un miembro de la familia puede recurrir fácilmente si surge alguna necesidad. ¿Necesita una casa nueva? Llame a la oficina familiar y pídale que organice la financiación y se ocupe de ese engorroso papeleo. ¿Necesita un testamento? Deja que el family office interactúe con el abogado de la familia para que se encargue de ese complicado asunto. ¿Necesita despedir a la asistenta? El family office puede encargarse de esa desagradable tarea. ¿No quiere planificar su propio presupuesto o tratar de entender los principios de inversión? Llámelos.

Tres formas de evitar este problema son la educación, la conciencia de los costes y los honorarios. A menos que alguien esté dispuesto a proporcionar recursos ilimitados a la oficina, debe haber cierta conciencia de los efectos de las solicitudes de servicios, y también debe haber cierta responsabilidad por esas solicitudes. Cuando los miembros de la familia que nunca han tenido experiencia con la empresa familiar solicitan un servicio concreto, puede considerarse tanto una solicitud del servicio como una oportunidad educativa. En lugar de que un contable, por ejemplo, se limite a organizar una transacción inmobiliaria, puede explicar paso a paso lo que está haciendo y acompañar al familiar durante todo el proceso. Los miembros de la familia también deben ser informados de lo que costará un determinado servicio a la oficina, para que puedan establecer conexiones entre sus necesidades y el coste real no sólo para la familia sino para las generaciones futuras. Algunas oficinas familiares han empezado a cobrar a sus miembros por determinados servicios.

Todas estas decisiones deben tomarse antes de crear la oficina y reevaluarse periódicamente. Este proceso continuo ayuda a evitar malentendidos, fomenta la cohesión familiar y contribuye a garantizar la longevidad de la family office y del patrimonio familiar. Una de las funciones más importantes de cualquier family office, grande o pequeña, es servir de foro para una comunicación familiar abierta y sincera. La historia está plagada de historias de familias poderosas y adineradas destruidas por las peleas intrafamiliares y la mala comunicación, perdiendo su fortuna y su dignidad en medio del espectáculo público. Una oficina familiar bien pensada puede ayudar a mantener a la familia conectada, comunicada y cohesionada en torno a una organización central y un objetivo común durante generaciones.