Las reuniones familiares han sido tradicionalmente entornos de baja tecnología y alto contacto, en los que los miembros de la familia se reunían en salas de conferencias o espacios inspiradores y en los que se animaba a dejar los dispositivos en la puerta. Covid-19 ha cambiado todo eso, al menos temporalmente.
Las videoconferencias han reconfigurado la forma en que las personas se conectan desde hace tiempo. Hay innumerables comunidades y redes sociales que llevan años interactuando entre sí de forma virtual, y muchas más se han unido a ellas durante las crisis actuales. En este artículo, esperamos explorar cómo las empresas familiares pueden aprovechar las videoconferencias para continuar la importante labor de alineación, debate y toma de decisiones, que es tan vital para la continuidad de la empresa.
Físicamente distantes, socialmente juntos y conectados
Ya sea por razones de autoaislamiento o en épocas "normales", cuando no es posible o factible viajar para estar juntos al otro lado del país o de la ciudad, la distancia física ya no tiene por qué renunciar a la unión social. Las familias empresarias necesitan una comunicación abierta, honesta y oportuna. Esto es cierto en los buenos tiempos y aún más importante en los tiempos de crisis, cuando hay incertidumbre sobre el camino a seguir.
Las reuniones virtuales pueden ofrecer la oportunidad de una comunicación más breve pero más frecuente. Las familias y las organizaciones que recurren a las reuniones virtuales para hacer comprobaciones y ponerse al día, descubren que la mayor frecuencia de estas "dosis virtuales" de atención y conexión puede alimentar y consolidar el sentido de identidad y de equipo de una familia. Esto es especialmente cierto cuando las reuniones virtuales se abordan con humildad, vulnerabilidad, transparencia y el reconocimiento de que todos están haciendo lo mejor que pueden durante este momento histórico sin precedentes.
Las relaciones de confianza son la base de la empresa familiar: son el recurso más preciado de una familia. Los líderes de hoy en día se enfrentan a muchas exigencias conflictivas, pero gestionar las relaciones con habilidad debería seguir siendo una prioridad para las familias propietarias de empresas, y las videoconferencias están demostrando ser un medio eficaz para ello.
Más allá de las reuniones: Otros usos de las reuniones virtuales
Hay muchas formas de utilizar las reuniones virtuales que van más allá de una reunión de control y actualización. Como consultores de empresas familiares, hemos utilizado las reuniones virtuales de formas que nunca habíamos previsto antes de la época de aislamiento social. He aquí algunas aplicaciones e ideas que han tenido especial éxito.
Reuniones de alineación y transición de la propiedad
La COVID-19 no ha cambiado la realidad de que muchas empresas están actualmente en medio de transiciones de propiedad. De hecho, para muchos, la caída de la economía puede significar un descenso temporal de las valoraciones de las empresas y esto puede crear un momento oportuno, tanto desde la perspectiva de la planificación fiscal como de la planificación estratégica, para pasar la propiedad de una generación a la siguiente. La alineación de la propiedad y la claridad colectiva de los objetivos con respecto al crecimiento, el riesgo, los beneficios y la liquidez son extremadamente importantes para la toma de decisiones de los accionistas. He facilitado muchas reuniones virtuales centradas en la creación de una alineación de la propiedad y he visto a equipos de hermanos y primos encontrar un terreno común y un acuerdo donde no habrían creído posible antes de la crisis.
Las reuniones virtuales quincenales pueden ser especialmente eficaces para este fin. Esta cadencia y frecuencia pueden proporcionar la combinación adecuada de enfoque e impulso, equilibrada con el tiempo entre reuniones para reflexionar y ser intencional. En todas las reuniones hay una mezcla de extrovertidos e introvertidos, y una buena facilitación se esfuerza por involucrar a ambos por sus valiosas contribuciones. Las reuniones virtuales más cortas pueden ayudar a nivelar el campo de juego entre estos dos estilos. Dado que los introvertidos tienden a necesitar tiempo para reflexionar, pensar y escuchar en silencio, el tiempo entre reuniones puede ayudar a los introvertidos a ordenar sus pensamientos y puede permitirles participar en los debates con mayor facilidad.
Hasta ahora, hemos visto que las reuniones virtuales funcionan muy bien para los propietarios de empresas que están extraordinariamente ocupados apagando incendios y pivotando ante las nuevas exigencias de cada día. Aunque en este momento les resulte imposible asistir a una jornada completa fuera de las instalaciones, unirse a una llamada virtual con una agenda centrada puede ser la mejor manera de conectar a un equipo de propietarios y llevar a cabo debates importantes y oportunos que no deben retrasarse.
Resolución de conflictos
Cuando antes de la crisis había graves divisiones entre los miembros de la familia, en muchas empresas familiares la gestión de la crisis ha creado una motivación para resolver el conflicto con el fin de crear un liderazgo unido y una mayor unidad entre las ramas de la familia. Si necesita resolver un conflicto de forma virtual, le recomendamos encarecidamente que sus reuniones virtuales sean facilitadas por un profesional. Un facilitador experimentado puede crear seguridad para los participantes y asegurarse de que todas las voces se escuchen por igual, un elemento esencial para todas las reuniones virtuales, y especialmente importante cuando la reunión se establece para resolver diferencias.
Por lo general, la resolución de conflictos requiere reuniones programadas durante un determinado periodo de tiempo, en las que se dedique tiempo a explorar sistemáticamente las cuestiones difíciles, a impulsar el aprendizaje o la acción, y a crear una alineación sobre nuevas formas de estar juntos. Las reuniones virtuales, dada su eficiencia en el tiempo, pueden ser menos intrusivas y quizás menos amenazantes que programar múltiples reuniones presenciales con el mismo propósito.
Planificación financiera y patrimonial
Los acontecimientos vitales importantes siempre traen consigo un impacto financiero. En el contexto de las valoraciones de las empresas y las carteras de inversión, aunque la volatilidad del mercado puede ser inquietante para los inversores, momentos como éste pueden presentar oportunidades de planificación patrimonial. Las consecuencias económicas de esta pandemia harán que muchos planes financieros y patrimoniales deban ser actualizados y modificados. Ahora más que nunca, es imperativo que los documentos patrimoniales estén actualizados y es especialmente importante contar con poderes para la propiedad y el cuidado personal.
La eficacia de las reuniones virtuales hace que esta plataforma sea ideal para reunir a los asesores de confianza y proporcionarles un asesoramiento integrado. Lo ideal es que su abogado patrimonial, su asesor corporativo, su contador público, su planificador financiero y su consultor de empresa familiar se reúnan virtualmente para discutir sus intenciones y establecer una mejor comprensión de cómo le gustaría planificar para su familia y para su empresa. Mientras que tradicionalmente gran parte del asesoramiento profesional está aislado debido a la compleja naturaleza de la planificación de las empresas familiares, se obtiene un valor exponencial cuando el asesoramiento está integrado y los asesores trabajan en equipo. Las reuniones virtuales, en este contexto, permiten una colaboración eficiente que puede conducir a una planificación más eficaz tanto para la familia como para la empresa.
Formación y entrenamiento continuos
Las reuniones virtuales son también una forma excelente de facilitar la formación continua para afinar las habilidades de liderazgo y preparar a la nueva generación para nuevas funciones y mayores responsabilidades. Por ejemplo, aprender a leer los estados financieros para que los nuevos propietarios puedan entender y contribuir a la toma de decisiones sobre los cambios en las estrategias, como pasar de una estrategia de crecimiento a una de preservación del flujo de caja, y posiblemente reducir o suspender los dividendos.
Otra cosa que funciona bien en este mundo virtual es algo que me gusta llamar "coaching justo a tiempo" para apoyar a las nuevas generaciones en su aprendizaje sobre cómo ser contribuyentes eficaces a sus empresas familiares. El coaching virtual puede proporcionar apoyo a la nueva generación para ayudarles a aportar ideas de forma que sean bien recibidas por los líderes actuales. Además, los líderes senior "se sienten solos en la cima" también pueden beneficiarse del coaching en tiempo real, ya que buscan apoyo y, quizás, alguien que camine a su lado. El coaching puede ayudar a los líderes a alinearse internamente para reforzar su capacidad de hacer frente a cuestiones, tanto personales como profesionales, a las que nunca se han enfrentado.
Reuniones virtuales de la Junta Directiva
Las empresas familiares que tienen un Consejo de Administración o un Consejo Asesor están utilizando las reuniones virtuales para reunir a sus consejos con mayor frecuencia. Dada la inmediatez y la rápida evolución de las cosas, estas reuniones virtuales más cortas, mensuales o incluso semanales, están permitiendo a los consejos apoyar a los directivos en sus estrategias de giro. También en este caso, la facilidad y la eficiencia de costes de las reuniones virtuales las hacen extremadamente efectivas para proporcionar una dirección sensible en un mundo que cambia rápidamente.
Cómo empezar
Las reuniones virtuales no tienen que ser perfectas para ser eficaces. Las plataformas son bastante fáciles de usar, pero hay una pequeña curva de aprendizaje para que funcionen bien. Aconsejamos hacer una llamada de prueba para aquellos que nunca han utilizado la plataforma para ayudar a la gente a familiarizarse con las características y los protocolos.
Como hemos dicho muchas veces, la comunicación es fundamental para la empresa familiar y durante esta pandemia ser proactivo en la comunicación mientras nos enfrentamos al aislamiento físico es más importante que nunca. Si aún no ha empezado, le recomendamos que pruebe seriamente las reuniones por vídeo y que se esfuerce por llevarlas a cabo de forma que complementen e incluso mejoren su cultura familiar y empresarial. Le animamos a que sea creativo y las utilice de formas que nunca pensó. Quién sabe, ¡la realidad virtual puede llegar antes de lo que pensamos!