Si está pensando en crear una oficina familiar, lo más probable es que ya tenga una, aunque sea informal. Una oficina familiar suele evolucionar desde sus humildes comienzos. Probablemente utilice a algunos de sus empleados de la empresa para asuntos personales. Tal vez su ayudante se encargue de los viajes personales. Su contable interno lleva algunos registros personales y trabaja con su contable externo para preparar sus declaraciones de impuestos.

A medida que se tiene más éxito, la familia crece y los hijos se hacen mayores, las necesidades se vuelven más complejas. Los asesores externos son caros, así que se contrata a más personas y, antes de que te des cuenta, se convierten en una oficina familiar.

¿Qué es una oficina familiar? La definición está claramente en el ojo del espectador. Las oficinas familiares abarcan todo el espectro, desde los humildes comienzos que acabo de describir hasta las que cuentan con docenas de personas capaces de realizar inversiones, informes y otras funciones muy sofisticadas.

Sea cual sea su posición en este espectro, debería dedicar algún tiempo a reflexionar sobre hacia dónde podría dirigirse su family office y, lo que es más importante, cómo quiere que sea en el futuro.

Por supuesto, existe el enfoque obvio. Determine los servicios que usted y su familia necesitan y/o desean ahora y en los próximos 5 a 10 años. A continuación, contrate a personas que satisfagan esas necesidades. Más adelante hablaremos de esto, pero antes hay un enfoque más importante...

Pregunta sobre el umbral

No es fácil, así que lo diré sin rodeos. ¿Una oficina familiar privará a los miembros de la familia de experiencias vitales potencialmente importantes? ¿Qué? exclamas. Esa pregunta ha salido de la nada. Ross, ¿estás jugando al loquero otra vez?

En realidad no. Sólo me preocupa el bienestar de tu familia. Así que, déjame explicarte.

Está bien que un miembro de la familia con experiencia como tú contrate a personas para que se encarguen de tus asuntos no relacionados con el negocio. Ya has aprendido a manejar a la gente y a tomar decisiones financieras y personales difíciles. Tú quieres que alguien se ocupe de tus problemas porque estás ocupado y te has ganado el privilegio. Más poder para ti!

Pero, al satisfacer sus necesidades, ¿crea potencialmente problemas para sus descendientes u otros miembros de la familia? La misión de la oficina familiar suele ser aliviar a los miembros de la familia de muchas de las responsabilidades y cargas de la vida. El personal competente de una family office tratará a los miembros de la familia como clientes y buscará la manera de atender las necesidades de los miembros de la familia.

La oficina familiar se convierte en el lugar al que un miembro de la familia puede recurrir fácilmente si surge alguna necesidad. ¿Necesita una casa nueva? Llame a la oficina familiar y pídales que gestionen la financiación y se ocupen de ese engorroso papeleo. ¿Necesita un testamento? Deja que el family office interactúe con el abogado de la familia para que se encargue de ese complicado asunto. ¿Necesita despedir a la asistenta? El family office puede encargarse de esa desagradable tarea. ¿No quiere planificar su propio presupuesto o tratar de entender los principios de inversión? Llámeme.

Al igual que ocurre con la crianza de los niños pequeños, si la oficina lo hace todo por ellos, es posible que los miembros de la familia no aprendan nunca a hacer las cosas por sí mismos o a supervisar a quienes puedan contratar para que las hagan por ellos. Si les proporcionas una forma de evitar las experiencias difíciles y desagradables de la vida, tus hijos lo harán.

Ciertamente, la riqueza y el éxito traen consigo privilegios. ¿Cuántos privilegios son apropiados? Suponiendo que la respuesta sea algo menos que ilimitada, habrá que imponer restricciones. Tanto el personal de la family office como los miembros de la familia deben entender esas limitaciones.

Tal vez algunos servicios deban ofrecerse sólo a los miembros de la familia de la tercera generación. Sin embargo, existe un riesgo. A medida que algunos miembros de la generación más joven ascienden en la jerarquía de la empresa y la familia, pueden sentirse con derecho a acceder a las ventajas que antes sólo se ofrecían a los mayores. Esto puede generar resentimiento entre los que no tienen, es decir, los miembros que no ocupan puestos de autoridad o estima.

Pregunte y cuente

Suponiendo que el presupuesto no sea ilimitado, ¿se debe esperar que la family office satisfaga todas las solicitudes de servicios de los miembros de la familia? Los miembros de la familia suelen ser poco conscientes, y mucho menos comprensivos, del coste que suponen los servicios que reciben de sus family offices. Eso no puede ser saludable a largo plazo. Pero la family office orientada al servicio del cliente no puede soportar decir que no a una solicitud de ayuda.

Con la generación senior apretándose el cinturón durante los últimos años de recesión económica, muchas oficinas familiares están buscando fuentes de ingresos adicionales para mantenerse. Algunos están pensando en facturar a los miembros de la familia por determinados servicios, pero temen que la familia se horrorice por el coste. Algunos han cerrado el círculo y están tratando de recortar los servicios que la oficina considera poco rentables. Desgraciadamente, a menudo se trata de los servicios más deseados por los familiares, que se han acostumbrado a los mimos.

Es realmente interesante ver cómo las family offices de larga trayectoria empiezan a aplicar principios empresariales básicos a sus operaciones. Este sutil cambio presagia muchas lecciones importantes que su family office en ciernes podría aprender de las maduras.

Recomiendo una política inversa a la de Clinton: Preguntar y contar. Hay que formar a los familiares para que pregunten el coste de un servicio antes de aprobarlo y al personal de la oficina para que no tenga reparos en informar a los familiares sobre los recursos (coste) necesarios para satisfacer una solicitud.

A menos que alguien esté dispuesto a proporcionar recursos ilimitados a la oficina, debe haber alguna responsabilidad. Tal vez el mejor enfoque sea exigir a los miembros de la familia que paguen por los servicios que utilizan.

Hay algunas consideraciones adicionales indecorosas y desagradables que hay que abordar antes de poner en marcha una oficina familiar. La siguiente decisión es si aliviar sus necesidades mediante una experiencia interna o externa. Permanezca en sintonía el próximo mes para este debate geográfico, no anatómico.

Ross Nager es Director General de Sentinel Trust Company, en Houston, Texas.