Si es usted como la mayoría de los propietarios de empresas familiares, probablemente tenga un testamento básico y, con suerte, un acuerdo de accionistas. Tal vez haya pensado que sería una buena idea elaborar otros documentos y políticas para guiar la dirección y la gestión de su empresa, pero no ha sabido cómo hacerlo. O simplemente le parece demasiado difícil de hacer, dado lo difícil que es conseguir que los miembros de su familia se pongan de acuerdo en algo.

Pero la elaboración de políticas no puede aplazarse eternamente. Tarde o temprano, toda familia empresaria necesita formalizar y plasmar en papel la estructura y las directrices bajo las cuales la familia será dueña y operadora de su empresa. ¿Por qué? La respuesta más sencilla y rápida es que la existencia de políticas acordadas y su cumplimiento reducen las posibilidades de que los conflictos familiares destruyan la empresa familiar.

A continuación enumeramos algunos de los pasos individuales que usted y su familia pueden esperar para desarrollar una política para su guía política. Instamos a las familias a aplazar la discusión o el debate de cualquier política hasta después del paso "e". Cuando la discusión comienza demasiado pronto en el proceso, los miembros de la familia empiezan a "congelar" sus opiniones y a encerrarse en posiciones, a menudo basadas en algún interés propio. Esto es natural: los padres de una empresa familiar probablemente esperan que sus hijos se incorporen a la empresa o se conviertan en accionistas; cada hermano o primo de la siguiente generación puede aspirar a ser director general. Lo importante en el desarrollo de la política es que los miembros de la familia dejen de lado los intereses individuales lo mejor que puedan y tengan en cuenta los mejores intereses de la empresa y de la familia. Estos pasos están diseñados para ayudar a los miembros de la familia a evitar que se congelen, de modo que puedan avanzar hacia la adopción de las políticas que mejor se adapten a las necesidades de la familia y la empresa:

a. Elegir una política para empezar a desarrollar. Los factores que intervienen en esta elección son (1) Las directrices de la póliza que necesita ahora y en la siguiente generación; (2) La etapa del negocio de su familia -primera generación, segunda, tercera, etc.; (3) La experiencia de su familia en el desarrollo de la póliza -cuanto menos experiencia tenga, más necesita empezar con una póliza más sencilla: (4) El nivel de armonía en su familia -de nuevo, cuanto más conflictivos sean los miembros de la familia, más necesitan empezar con una política más sencilla en la que puedan "practicar" y ganar experiencia en el trabajo conjunto.

b. Asigne funciones y responsabilidades. Necesitará a alguien que dirija el proceso y quizás a otra persona que dirija el debate; a alguien que registre el debate; a varias personas (o quizás a todo el comité o grupo de trabajo) que investiguen; a alguien que redacte el primer borrador y las revisiones; y, por último, a alguien que reúna las políticas y los documentos de referencia (los datos recopilados, las notas sobre el debate, etc.) en un manual de políticas maestro: un cuaderno grande, quizás.

c. Asegúrese de que la familia ha establecido las reglas de la reunión. Algunas reglas clave son ¿Cómo se tomarán las decisiones? ¿Qué sucede si alguien no participa en la discusión? ¿Cómo se gestionará la discusión?

d. Empezar a identificar las dimensiones de la política. Por ejemplo, algunas de las consideraciones relacionadas con una política de empleo podrían ser: ¿Deben los suegros poder trabajar en la empresa? Si alguien deja la empresa, ¿puede volver? ¿Puede una madre con hijos pequeños trabajar a tiempo parcial de forma indefinida? Si alguien ha sido despedido, ¿puede volver?

e. Busque asesoramiento y consejo fuera de la familia. Lea las políticas que han adoptado otras empresas familiares. Visite a otras familias y entrevístelas, haciéndoles preguntas como ¿Cuál ha sido su experiencia? ¿Qué lecciones han aprendido? ¿Qué tipo de cosas han pensado? ¿Qué errores han cometido? Pida consejo a sus asesores de la empresa familiar: su abogado, su contable, los directores independientes de su consejo de administración.

f. Redactar y discutir una declaración política preliminar. El borrador debe comenzar con una breve declaración, o preámbulo, que describa la filosofía que hay detrás de cada política. Por ejemplo, una política de dividendos no comenzaría con la fórmula que la familia utilizaría para determinar los dividendos; comenzaría con una declaración de lo que la familia espera lograr y los valores que desea expresar con su política de dividendos.

Recuerde que alguien debe plasmar la discusión en un papel, ya que le resultará muy valioso para revisar lo que ha hecho y evitar interpretaciones erróneas. También será inestimable para las generaciones futuras, ya que les ayudará a entender por qué has tomado las decisiones que has tomado y la lucha que supuso tu elección, incluidos los puntos de vista diferentes y a veces discrepantes de determinados miembros de la familia.

g. Pida a su junta directiva o a sus asesores externos que revisen el borrador y den su opinión. ¿Ha cubierto todos los temas? ¿Es justo?

h. Vuelva a redactar y discutir la política según sea necesario. Anote la fecha de cada borrador para tener un historial de la política. Siga contando con alguien que registre los debates.

i. Una vez que el comité de redacción ha llegado a un acuerdo, el documento puede presentarse para una decisión final al órgano apropiado, ya sea los miembros pertinentes de una familia pequeña o mediana, o el consejo de familia de una familia más grande.

j. Una vez que la familia o el consejo de familia ha llegado a un acuerdo, la política está lista para ser ratificada. Pero espere. Le sugerimos que no ratifique una política en la misma reunión en la que ha llegado a un acuerdo. Póngala a consideración del consejo de administración o de los asesores externos una vez más, diciendo: "Estas son las opiniones finales de la familia sobre esta política. Si veis algo claramente incorrecto, hacédnoslo saber. De lo contrario, esta es nuestra opinión sobre el tema".

k. Suponiendo que los miembros de la junta directiva o los asesores externos no vean ningún problema, siga adelante y ratifique la política. Un buen detalle es pasar el documento final y hacer que todos los miembros relevantes de la familia lo firmen.

l. Añada la política original, con sus documentos de apoyo, a su manual de política principal.

Recuerda: La justicia percibida se debe principalmente a que el proceso se percibe como justo. El acuerdo sobre el proceso de toma de decisiones es más importante que el acuerdo sobre la propia política.

Adaptado de Developing Family Business Policies: Your Guide to the Future. Copyright 1998, Family Enterprise Publishers, Marietta GA

OCHO CLAVES PARA EL ÉXITO EN LA ELABORACIÓN DE POLÍTICAS

1. Crear un entorno de toma de decisiones en el que los miembros de la familia estén dispuestos a comunicarse abiertamente entre sí y deseen hacerlo.

2. Involucrar a todos los que deben participar.

3. Concéntrese en las necesidades del futuro; deje de lado el pasado.

4. Obtenga información externa: de asesores, miembros independientes del consejo de administración, otras empresas familiares de éxito.

5. No te quedes "congelado en tu posición". Mantén la mente abierta y escucha todos los puntos de vista.

6. Mira el panorama general de lo que es mejor para toda la familia y para la empresa; evita pensar sólo en términos de interés propio.

7. Deje que las políticas surjan de los valores, creencias, filosofías y principios de la familia.

8. Decidir por adelantado cómo se aprobarán y promulgarán las políticas.