Recientemente, después de dar un discurso sobre el valor de los consejos de administración fuertes para las empresas familiares, se me acercó uno de los asistentes:

Hace un par de años escuché un discurso similar y me convencí del valor de un consejo de administración, dijo. Me enfrentaba a algunos retos en los que me habría venido muy bien la aportación de la junta. Pero hoy no puedo nombrar una sola decisión que el consejo me haya ayudado a tomar. Mis directores se pasan todo el tiempo revisando mis finanzas y cuestionando mis decisiones. No vale la pena el dinero que les pago. Al principio, les pedí que se quedaran dos años. Esta primavera, cuando terminen sus dos años, les pediré que renuncien.

Lo que no sabía era que encontrar a los miembros adecuados de la junta directiva es importante, pero es sólo la mitad de la batalla. Incluso si tiene personas que tienen información valiosa que compartir, que se dedican a ayudarle y que asisten obedientemente a las reuniones, no necesariamente obtendrá un retorno de su inversión en una junta. Para sacar el máximo provecho de su consejo, tiene que dar a los miembros del consejo un papel significativo y organizar las reuniones del consejo para que puedan contribuir realmente.

He aquí algunas sugerencias para que aproveches todo lo que te ofrece tu tabla:

Describa claramente lo que espera de los miembros de la junta directiva. ¿Cuántas reuniones tendrá al año? ¿Cuánto tiempo durarán? ¿Espera que los miembros del consejo de administración dediquen tiempo a preparar las reuniones? ¿Qué tipo de dinámica de la sala de juntas le gustaría? ¿Espera que los consejeros cuestionen sus decisiones o que se limiten a dar consejos? Los buenos candidatos al consejo de administración se asegurarán de entender sus expectativas antes de aceptar el puesto. Por lo tanto, asegúrese de tener claro cuánto espera de ellos.

Infórmeles sobre su empresa. Organice un proceso de orientación del consejo de administración que incluya un conjunto inicial de materiales, así como comunicación y actividades continuas. Un minorista exige a los miembros de su consejo de administración que visiten un número determinado de tiendas cada año para que comprendan los problemas a los que se enfrenta la empresa. La información de orientación debe incluir materiales de marketing, el organigrama, los datos financieros, las biografías de los principales directivos, los artículos de constitución y los estatutos. Los miembros del consejo de administración también deben recibir copias de los comunicados de prensa, la cobertura de las noticias de la empresa y otros materiales relevantes de forma continua.

Déle poder a la junta directiva. Si quiere sacar el máximo provecho de su junta directiva, dele responsabilidades significativas. Un propietario de una lavandería industrial no realiza ningún gasto de capital importante sin la aprobación de su consejo. Además, el consejo debe aprobar el presupuesto y el plan estratégico cada año. Otras áreas útiles para la aportación del consejo son la remuneración de los ejecutivos, las políticas corporativas, las inversiones importantes, los planes de beneficios y los dividendos o distribuciones. Aunque a algunos empresarios les resulte amenazante abrir estas importantes decisiones a un grupo más amplio, hay que estar dispuesto a ceder algo de control para obtener el beneficio de la experiencia de su consejo.

Establezca un orden del día significativo para la junta directiva. Distribuir el orden del día de la junta directiva y el material de referencia antes de las reuniones garantiza que la junta directiva esté preparada para hacer aportaciones significativas sobre los temas que se debaten. Es responsabilidad del presidente de la junta directiva asegurarse de que el contenido y la estructura del orden del día permitan a la junta mantener debates sustanciales.

En el caso del señor anterior, que había decidido disolver su consejo de administración, sus costes de explotación no se ajustaban a los de sus competidores. Estaba contemplando la posibilidad de instalar una planta de montaje en China, pero le preocupaba que el beneficio en costes de mano de obra pudiera ser consumido por otros costes imprevistos. Quería que el consejo participara, pero estructuró el orden del día del consejo para que pasara la mayor parte del tiempo revisando los datos financieros del último trimestre y escuchando los informes de los principales directivos. Presentó al consejo en lugar de hacerle preguntas. Así que los miembros del consejo nunca tuvieron la oportunidad de abordar las oportunidades en China de manera significativa. 

A menudo es un reto mantener un debate significativo sobre una cuestión estratégica clave en el medio día que se suele asignar a las reuniones del consejo de administración. Una forma en la que muchas empresas se aseguran de tener tiempo para debatir cuestiones estratégicas con el consejo de administración es celebrar un retiro anual del consejo, en el que se dedica el 100% del tiempo a debatir cuestiones estratégicas a largo plazo.

Proporcionar exposición a los miembros clave de la dirección. Haga que los miembros clave de la dirección hagan presentaciones formales ante el consejo de administración. Esta exposición desarrollará las habilidades de los miembros de su equipo de gestión y le permitirá aprovechar las ideas de la junta cuando se trata de la planificación de la sucesión. Sin embargo, un error que cometen muchos presidentes de juntas directivas es permitir que los directivos se queden en las reuniones después de hacer las presentaciones. Aunque es bueno que los directivos clave se presenten ante el consejo, deben ser despedidos una vez terminada su parte del orden del día para que los miembros del consejo se sientan libres de sacar a relucir cuestiones delicadas o confidenciales.

Una forma de asegurarse de que el consejo de administración le da su opinión sobre los directivos es dejar un tiempo, después de que el directivo que ha presentado se retire de la sala, para que el consejo discuta sobre la persona y la calidad de su presentación.

Establezca un canal de comunicación entre los propietarios y los miembros externos del consejo. Un área en la que los miembros externos de la junta directiva pueden ser muy útiles en una empresa familiar es la de garantizar que los propietarios que no son activos en la empresa sientan que sus intereses están representados. Si hay propietarios que no forman parte del consejo, es importante que los miembros del consejo entiendan las expectativas y preocupaciones de esos propietarios. Por ello, cree oportunidades para que la junta directiva interactúe con los propietarios tanto de manera informal como formal. Muchas empresas celebran una cena anual para los propietarios y los miembros del consejo, que puede programarse al mismo tiempo que la reunión anual de accionistas. Otras invitan a los accionistas a un almuerzo informal con los miembros del consejo al final de las reuniones. Algunos consejos de administración incluso comparten el orden del día y las actas de sus reuniones con los propietarios, para que éstos sepan qué asuntos está tratando el consejo.

Evaluar el rendimiento del consejo. La mejor manera de mejorar su junta directiva es identificar rápidamente cuándo no está haciendo su trabajo. Un proceso de evaluación del consejo de administración le permite determinar si éste está o no a la altura de las expectativas. Las evaluaciones de las juntas directivas se han hecho más populares en los últimos años, ya que el tema del rendimiento de las juntas directivas ha sido destacado en los medios de comunicación. Muchas juntas directivas se embarcan en un proceso de evaluación haciendo una autoevaluación en la que cada miembro de la junta directiva evalúa su propio rendimiento individual, así como el rendimiento de la junta directiva en su conjunto. Las evaluaciones son revisadas por el presidente del consejo, que también hace una evaluación de cada individuo para determinar si hay algún problema de rendimiento con individuos particulares o con el grupo. Para ver un ejemplo de temas de evaluación del consejo, consulte el cuadro siguiente:

Reunir un consejo de administración que participe activamente en la supervisión de una empresa es una inversión importante. Además de los honorarios de los directores, un consejo activo requiere tiempo de gestión para educar a los directores, preparar y dirigir las reuniones y gestionar las relaciones entre los propietarios y el consejo. Por ello, antes de decidirse a crear un consejo de administración sólido, debe asegurarse de que está dispuesto a realizar toda la inversión. Si hace la inversión que permite que el consejo desempeñe un papel significativo en su empresa, definitivamente cosechará los frutos.

Ejemplos de preguntas de evaluación de la Junta Directiva

Autoevaluación

  1. Puedo evaluar los resultados financieros de la empresa y hacer aportaciones significativas.
  2. Entiendo los negocios de la empresa y el entorno competitivo en el que operan.
  3. Me preparo para las reuniones con antelación revisando todo el material que se me envía.
  4. Estoy dispuesto a no estar de acuerdo con el presidente o la dirección.
  5. Baso mis acciones en los intereses de todos los accionistas.
  6. Asisto a todas o casi todas las reuniones del consejo de administración.

Evaluación del grupo

  1. El consejo delibera sobre los temas de forma eficaz y exhaustiva, con todas las opiniones expresadas.
  2. El consejo de administración asume el papel propio de la supervisión y no de la gestión de la empresa.
  3. Las reuniones del consejo de administración se organizan para obtener la máxima contribución de sus miembros.
  4. El consejo entiende la visión y los objetivos de los propietarios para la empresa.