Como asesores de empresas familiares, llevamos décadas recomendando a nuestros clientes que formen consejos de familia. De hecho, los consejos se consideran a menudo la condición sine qua non para todas las familias que poseen empresas en común, especialmente si la empresa lleva más de una generación. Pero, ¿quién necesita realmente un consejo de familia y qué es exactamente?

La palabra "consejo" procede del latín, concilium, que significa "un grupo de personas reunidas". Otro significado de concilio es "una asamblea eclesiástica", lo que sugiere que estas reuniones se celebraban con fines superiores. Entonces, ¿cuándo las "reuniones" familiares se convierten en "concilios" familiares? ¿Por qué tener reuniones familiares? ¿Cuándo deben comenzar? ¿Y qué debe ocurrir en estas reuniones?

En su libro "Family Meetings: How to Build a Stronger Family and a Stronger Business", Craig Aronoff y John Ward explican que las reuniones familiares cambian a medida que las empresas evolucionan. Algunos ejemplos de casos ilustran esta evolución.

La etapa fundacional o empresarial
Ben, fundador de una empresa de corretaje de seguros, sonrió al anunciar que su hijo mayor había empezado a trabajar con él. Ben había empezado a celebrar reuniones familiares en torno a la mesa del comedor desde que su hijo y su hija estaban en la escuela primaria con la intención de que las reuniones fueran instructivas, inspiradoras y divertidas. Quería que sus hijos comprendieran los valores familiares, apreciaran de dónde procedía su dinero y supieran que eran bienvenidos a trabajar en la empresa familiar algún día. En estas primeras reuniones familiares, los niños no sólo aprendieron sobre el negocio, sino que también aprendieron lo mucho que su padre amaba lo que hacía para ganarse la vida.

El hijo de Ben, Josh, amaba la música. Tocaba el saxofón de maravilla y optó por seguir sus sueños de convertirse en músico de jazz. Después de sentar la cabeza, casarse y ser padre, Josh quería una carrera en la que pudiera dar el mismo regalo que su padre le había dado a él: seguridad y la oportunidad de unirse al negocio familiar. Se incorporó con entusiasmo a la empresa de Ben, y llevó al negocio familiar ese mismo amor por la armonía y la colaboración que le había convertido en un músico de jazz de éxito, y nunca ha mirado atrás.

Recomendamos a las familias que empiecen a celebrar reuniones en cuanto el fundador se interese por la supervivencia de la empresa a la siguiente generación. La reunión no tiene por qué ser formal, pero sí debe estar organizada para que sea eficaz. Un orden del día sencillo que haga hincapié en el futuro de la empresa, los valores de la familia y cómo pueden divertirse juntos es un buen punto de partida. Aronoff y Ward indican que los temas típicos de esta etapa son la participación de la familia, la transición de liderazgo y el cultivo de las habilidades familiares.

La etapa de propiedad de los hermanos
"¡Ayuda! Estoy cansado de ser un árbitro", frunce el ceño Michael, fundador de una floreciente empresa de diseño de interiores. Decía que sus tres hijas eran terribles entre sí. Le estaba agotando y temía que sus valiosos clientes estuvieran escuchando las discusiones. A los 70 años, Michael sabía que había llegado el momento de hablar de sus planes de futuro con sus hijas, cuyas edades oscilaban entre los 43 y los 48 años, pero no podía soportar la idea de estar en la misma habitación con ellas durante más de 10 minutos. Afortunadamente, llamó a un asesor de empresas familiares que sabía lo importante que era en esta etapa hacer equipo y establecer objetivos en los que todos estuvieran de acuerdo.

El consultor de la empresa familiar se reunió con cada una de las hijas de Michael por separado y se enteró de que nunca había habido una reunión familiar, debido al temor de Michael de que "las cosas pudieran explotar". Aunque las hijas tenían puntos de vista diferentes, todas querían mucho a "papá" y todas planeaban seguir trabajando en el negocio familiar mucho después de la inminente jubilación de Michael. Nunca habían tenido la oportunidad de conocer el plan de sucesión de su padre, ni habían discutido formalmente los objetivos comunes para su familia o para su negocio, lo que provocó una gran tensión y consternación. Por último, aunque no fuera intencionado, también era evidente que al mantener a las hermanas separadas, papá conseguía ser el favorito de todos.

Michael aceptó empezar a celebrar reuniones familiares mensuales con sus hijas y el asesor de la empresa familiar en una sala privada de su club de campo. Las agendas empezaron siendo sencillas, con el tema principal de la creación de equipos. Poco a poco, las hermanas y su padre empezaron a fortalecer su familia y su negocio a medida que aprendían los estilos de comunicación de cada uno, los estilos de resolución de conflictos e incluso las preferencias de personalidad. Las comidas copiosas formaban parte de cada reunión, en la que compartían divertidas historias familiares y se reían a carcajadas. Con el tiempo, Michael y sus hijas disfrutaron tanto de las reuniones que invitó a su mujer y a sus yernos a unirse a la diversión. Las relaciones mejoraron y, como era de esperar, también los negocios.

Estas reuniones continúan y, aunque no son formales, siempre están cuidadosamente estructuradas con un orden del día enviado por adelantado. Suelen comenzar con una puesta al día de la empresa, proporcionada por Michael, y una lección sobre las mejores prácticas de la empresa familiar, impartida por el consultor. Se toman notas y se distribuyen a los miembros de la familia después de cada reunión. Michael, su mujer, sus hijas y sus maridos han avanzado mucho y ahora se reúnen trimestralmente. Lo único que lamenta Michael es no haber empezado a celebrar reuniones familiares mucho antes y se da cuenta de que fue una oportunidad perdida.

Recomendamos que cuando los hermanos entren en la empresa, las reuniones familiares comiencen lo antes posible. Deben celebrarse al menos trimestralmente y tener una agenda bien planificada con tiempo para la diversión, el desarrollo familiar y la información sobre la empresa familiar. Según Aronoff y Ward, los temas típicos de esta etapa son la creación de equipos, el establecimiento de objetivos comunes, la armonía familiar y la educación familiar.

El escenario de la dinastía familiar
Hubo un silencio absoluto cuando el llamativo joven subió al podio para hablar a los casi 500 asistentes a una conferencia internacional del sector. Frank, miembro de la cuarta generación de una de las principales empresas de iluminación del mundo, servía a su familia como presidente del consejo familiar. La empresa de su familia había estado a punto de ser vendida para pagar a los accionistas familiares privados de sus derechos hace apenas nueve meses. El joven dijo a la multitud que la razón por la que el legado de su familia había podido continuar era porque tenían un consejo familiar que funcionaba perfectamente, un consejo familiar que había empezado a reunirse regularmente tres generaciones antes.

La familia de Frank elige a siete miembros del consejo entre los 72 miembros adultos de la familia. Las reuniones del consejo de familia se celebran alrededor de una impresionante mesa de mármol en las oficinas corporativas de todo el mundo, un día antes de que el consejo de administración se siente en la misma mesa. Las reuniones son formales, con un orden del día muy estructurado preparado por un empleado a tiempo completo cuya principal responsabilidad es trabajar con los accionistas de la familia como entrenador, confidente y asesor interno de la familia. Se levantan actas de todas las reuniones del consejo familiar, así como de las reuniones del comité de educación, comunicación y legado. Estas actas se distribuyen a todos los accionistas de la familia en un esfuerzo por mantener todo lo más transparente posible. Esta familia se enorgullece de que cada miembro de la familia -de sangre o casado- tenga cabida en el gobierno de la familia en la medida en que lo desee. Todos los miembros del consejo familiar reciben una remuneración por asistir a las reuniones y, además, el presidente del consejo familiar recibe un pequeño estipendio anual. Todos los accionistas de la familia están invitados a asistir a todas las reuniones del consejo familiar y de los comités.

Además de las reuniones del consejo familiar, esta familia organiza un fin de semana anual de accionistas familiares. En estos eventos anuales, se celebra una reunión de la asamblea familiar para que toda la familia tenga la oportunidad de votar las últimas modificaciones de los Estatutos de la familia y, cuando sea necesario, la declaración de visión. Inmediatamente después de la reunión de la asamblea familiar, se muestra la educación familiar de los 22 miembros de la quinta generación, cuyas edades oscilan entre los 4 y los 20 años. Entre otras cosas, se les enseña desde temprano que es su familia la que ayuda a iluminar el mundo.

Cuando las empresas familiares llegan a la tercera generación, recomendamos superar las reuniones familiares y formar consejos familiares con representantes elegidos. En este punto, algunos consejos familiares redactan constituciones familiares. Algunos formalizan sus declaraciones de misión y visión familiares para compartirlas con sus consejos de administración y asegurarse de que sus valores siguen siendo respetados. En su libro, Aronoff y Ward subrayan que los temas típicos de esta etapa son las cuestiones relacionadas con los accionistas, como la liquidez y la asignación de capital, así como la promoción del compromiso de la familia con la empresa, el fomento de las tradiciones familiares y el respeto a la historia de la familia.

¿Reuniones familiares o consejos familiares?
La mayoría de los consultores de empresas familiares están de acuerdo en que las reuniones familiares son fundamentales para el éxito de la familia y de la empresa. Pero, ¿hay realmente alguna diferencia en el nombre de estas reuniones? Joe es el recién elegido presidente del consejo familiar de la empresa inmobiliaria de su familia, que está pasando de la primera a la segunda generación. Explica que su familia quiere empezar a celebrar reuniones del consejo familiar porque no quiere que se ocupen de las mismas "cosas emocionales" que tratan en las reuniones familiares habituales. Para ellos, tener reuniones de "consejo" significa que las reuniones deben ser más empresariales, con la presencia de un profesional externo, para que todos se comporten lo mejor posible y, sobre todo, para que las cosas se hagan.

¿Quién necesita consejos de familia?
El hecho de que una de las antiguas definiciones inglesas de concilium sea "una asamblea eclesiástica" sirve de recordatorio: ¿qué puede ser una reunión más sagrada que una reunión para fortalecer a su familia y a su empresa? Si tiene en cuenta la fase de desarrollo en la que se encuentra su empresa familiar, podrá determinar el nivel adecuado de formalidad y estructura de las reuniones de su familia. Sea cual sea el enfoque, también debe tener en cuenta que la palabra concilium viene de com, "juntos", y calare, "llamar", la raíz de "calendario". Teniendo esto en cuenta, tanto si decides llamar a tus reuniones familiares reuniones o concilios, lo más importante es que las reuniones estén en tu calendario.