Uno de los rasgos distintivos de los grupos de propietarios que funcionan bien es su capacidad para mantener unas relaciones familiares sólidas incluso cuando la familia crece y se dispersa. Para ayudar a fortalecer los lazos familiares, muchas familias propietarias de empresas con éxito llevan a cabo reuniones de accionistas, retiros familiares, trabajo de consejo familiar y desarrollo de canales de comunicación activos. A menudo, las actividades iniciales de gobierno familiar se llevan a cabo sin pensar demasiado en un presupuesto global. A medida que las actividades se amplían, surgen preguntas entre la familia: ¿Cuánto puede permitirse la familia? ¿Qué actividades son más importantes? ¿Quién pagará y para quién?
Consideramos que implementar un proceso formal de elaboración de presupuestos para el trabajo familiar es valioso, independientemente de que se hayan planteado estas cuestiones. La creación de un presupuesto involucra a la familia, los accionistas y la dirección en una conversación que los alinea en torno a sus objetivos y prioridades para la familia y la empresa. También hace explícita la inversión que se hace en la unidad familiar y el desarrollo de los accionistas.
¿Por dónde empezamos?
La elaboración de un presupuesto suele ser impulsada por la dirección o el consejo de administración de la empresa familiar, ya que son ellos los que financian las actividades familiares. En este caso, el consejo familiar presentará un presupuesto a la dirección o al consejo para su aprobación como parte del ciclo presupuestario de la empresa. A menudo, los presupuestos no varían significativamente de un año a otro, por lo que el consejo puede presentar una solicitud para igualar la financiación de años anteriores.
Cuando el proceso de elaboración del presupuesto es responsabilidad del consejo de familia, muchos se enfrentan al reto de determinar la cantidad "adecuada" para gastar en actividades familiares. Aunque sería útil disponer de una regla general para determinar un presupuesto familiar, los factores que impulsan los gastos son demasiado complejos para definir una métrica sencilla, como un porcentaje de los beneficios. A la hora de establecer un presupuesto, una familia debe tener en cuenta su cultura, su clima y sus objetivos.
Por ejemplo, ¿qué opina su familia de gastar dinero en viajes bonitos? ¿Valora la inversión en educación? ¿El servicio a la familia (como los miembros del consejo familiar) debe ser voluntario o remunerado? Las respuestas a este tipo de preguntas pueden ayudarte a determinar la cultura de tu familia.
Del mismo modo, el clima afecta a las asignaciones financieras. Si la economía está sufriendo o su empresa se enfrenta a una recesión, puede ser el momento de frenar los gastos. Aunque se disponga de dinero para pagar un bonito viaje familiar en una economía lenta, la señal que se envía a los empleados que se enfrentan a despidos, congelación de la contratación o suspensión de aumentos puede ser inapropiada.
En última instancia, el principal motor del presupuesto deben ser los objetivos de la familia, que pueden incluir:
- Desarrollo del liderazgo de próxima generación
- Inversión en las relaciones familiares
- Desarrollo de políticas familiares o estructuras de gobierno
- Definición de la visión de la propiedad y de los objetivos financieros
- Mejora de la infraestructura de comunicación (por ejemplo, sitio web, boletín informativo)
- Educación de la familia sobre las funciones y responsabilidades de la propiedad
Los objetivos deben filtrarse a través de las lentes de la cultura y el clima para determinar un presupuesto adecuado. Los objetivos pueden alcanzarse de diferentes maneras, como por ejemplo mediante seminarios web económicos o contratando a oradores para un evento familiar, o celebrando una reunión familiar en la sede de la empresa o en un complejo turístico de alto nivel. Cualquiera que sea el enfoque, es necesario que la asistencia sea máxima para lograr los objetivos aquí enumerados. La mayoría de las familias consideran que un lugar atractivo y unas actividades interesantes aumentan la asistencia.
¿Cuáles son las categorías de costes?
A medida que las familias crecen, las reuniones familiares son el principal motor del presupuesto. Hemos comprobado que las familias que se reúnen dos veces al año están más cohesionadas que las que se reúnen con menos frecuencia. Lo ideal es que una de las reuniones de accionistas se celebre en la sede central con presentaciones de la dirección y que la otra reunión se centre en la creación de relaciones familiares. Algunas familias celebran su reunión anual centrada en la familia en un lugar de vacaciones, mientras que otras ahorran para un viaje de destino cada pocos años. Además de la ubicación, el coste depende de la dispersión geográfica de los miembros de la familia, las actividades extracurriculares, el cuidado de los niños en el lugar y si la familia paga los viajes a las reuniones.
Además de las reuniones familiares, las categorías presupuestarias pueden incluir:
- Comunicación (boletín, página web)
- Seminarios/educación (conferencias sobre la empresa familiar, series de seminarios web de pago)
- Recursos de consultoría (facilitación de reuniones, asistencia en el desarrollo de la política/gobernanza familiar)
- Compensación por el servicio (participación en el consejo de familia, apoyo administrativo)
Una vez definidos los objetivos y las categorías de costes, elabore un presupuesto y luego evalúe en función de la asequibilidad y ajústelo en consecuencia.
¿Quién paga: la empresa o la familia?
El último paso requiere considerar las distintas fuentes de financiación. La mayoría de las familias pagan las reuniones familiares con los beneficios de la empresa, pero debe consultar a su contable sobre la asignación de los gastos familiares a la empresa. Normalmente, estos gastos pueden entrar en el apartado de relaciones con los accionistas. Algunos destinan un porcentaje de los dividendos a pagar los gastos familiares, con el inconveniente de que estos gastos se pagan después de impuestos. Algunas familias establecen fideicomisos destinados a actividades familiares, mientras que otras contribuyen a un fondo común para financiar el compromiso familiar.
Los beneficios para la empresa cuando se utiliza el dinero de la empresa para pagar las actividades familiares:
- Es una inversión en los accionistas (similar a un gasto de relaciones con los accionistas en una empresa pública) y puede deducirse antes de los impuestos con una planificación cuidadosa.
- La empresa demuestra su apoyo y compromiso con la base de accionistas y crea un compromiso continuo con el negocio.
- La empresa se beneficia de la garantía de contar con un grupo de accionistas fuerte, cohesionado y educado, que es un fuerte determinante del éxito de la empresa familiar.
- Los accionistas que pasan tiempo juntos tienden a tener una mayor conexión entre ellos y con la empresa.
También es beneficioso que los accionistas financien al menos una parte del coste de la actividad familiar. Garantiza que el dinero se gaste en las prioridades que realmente importan a los accionistas. También envía un mensaje claro a la empresa de que los propietarios están realmente implicados y se preocupan por el futuro de la empresa. Y, sea cual sea la categoría presupuestaria asignada a estos gastos, en última instancia sale del bolsillo de los accionistas.
¿Cómo nos ajustamos al presupuesto?
Independientemente de quién financie las actividades, el proceso presupuestario ayuda a las familias a ser buenas administradoras de sus recursos. Más allá de establecer el presupuesto, también es importante garantizar la responsabilidad de respetar el plan. Recomendamos plasmar el proceso presupuestario en una política formal que podría incluir:
- un calendario para la presentación del presupuesto;
- que es responsable de aprobar las categorías presupuestarias que se cubrirán;
- quién es el responsable de pagar los gastos;
- cómo se hará el seguimiento de los gastos;
- cómo se reembolsarán los gastos que los individuos pagan individualmente;
- y, que revisará el presupuesto para garantizar su cumplimiento.
Esta política debe ser acordada por la familia y la junta directiva de la empresa, si ésta financia algunas o todas las actividades.
Independientemente de su cultura, clima y objetivos, la elaboración de un presupuesto obliga a la familia a reflexionar sobre sus objetivos y a valorar la inversión realizada en la familia. Del mismo modo, anima a la dirección a reflexionar sobre la importancia de mantener una base sólida de accionistas y los gastos necesarios para lograr la cohesión. Invertir en la familia no sólo valida que la empresa está comprometida con sus propietarios, sino que éstos están igualmente comprometidos con su negocio.