En nuestro libro "Building Successful Family Business Boards", afirmamos que "el tema central de este libro es que un consejo de administración activo, compuesto por una mezcla de directores independientes y propietarios, es una herramienta inestimable para cualquier empresa, independientemente de la estructura de propiedad o del tamaño".
¿Qué hace que un consejo activo sea eficaz? En este caso, se aplica claramente el viejo adagio "un todo es mayor que la suma de las partes". Es fundamental contar con directores bien cualificados, con las habilidades, la experiencia, el tiempo y la motivación para dedicarse al trabajo. Pero, aunque sean necesarias, las personas adecuadas no son suficientes para garantizar la eficacia del consejo.
La eficacia del consejo de administración, definida como el cumplimiento con éxito de la doble función de proporcionar una visión estratégica y supervisar la gestión, requiere una información adecuada, un orden del día centrado en cuestiones estratégicas clave, un debate saludable y un compromiso de hacer bien el trabajo. Todos estos elementos son responsabilidad del presidente del consejo.
Para comprender mejor el papel y la responsabilidad del presidente, debemos examinar dos modelos de liderazgo del consejo: la estructura combinada de presidente y director general y la estructura dividida (en la que estos puestos son ocupados por dos personas distintas).
En el modelo combinado, que fue la estructura reportada por el 63% de los encuestados en la encuesta de consejos de administración realizada para nuestro libro, la clave del éxito es asegurar que el director general entienda que la función de presidente es un trabajo importante y separado. Con demasiada frecuencia, los consejeros delegados están tan ocupados dirigiendo la empresa que las responsabilidades de la presidencia quedan relegadas.
Las responsabilidades del presidente, independientemente de quién ocupe el puesto, incluyen:
- Asegurarse de que la información que los miembros del consejo necesitan para mantener una conversación eficaz se envía antes de la reunión;
- Establecimiento de un orden del día adecuado, centrado en cuestiones estratégicas y de supervisión, con la cantidad de tiempo adecuada asignada a cada cuestión;
- Garantizar la información adecuada de las actividades del consejo en las actas de las reuniones;
- Garantizar que los accionistas se mantengan adecuadamente informados de los asuntos de la empresa y que confíen en la supervisión que ejerce el consejo;
- Desarrollar y mantener un programa de relaciones con los accionistas de la empresa;
- Garantizar la estructura, la composición y las responsabilidades de los comités;
- Facilitar activamente a los miembros de la junta, promoviendo una cultura de discusión y debate y una participación equilibrada de todos los miembros;
- Mantener un contacto de alto nivel con los miembros de la comunidad para garantizar que la empresa sea reconocida, tratada y representada adecuadamente en los asuntos de la comunidad;
- Identificar los dilemas éticos en la empresa e informar de ellos anualmente al consejo de administración;
- Garantizar la responsabilidad de la dirección en el establecimiento y cumplimiento de los presupuestos y planes.
Esta última responsabilidad, la de garantizar la rendición de cuentas, es la más difícil de cumplir en la estructura combinada. En efecto, el director general es responsable de rendir cuentas por sí mismo. Para que esta estructura funcione, el CEO/Presidente debe estar dispuesto a aceptar las opiniones de los demás directores y admitir sus errores. También debe estar dispuesto a permitir que los demás directores se reúnan en sesión ejecutiva sin él para debatir los problemas que puedan tener con respecto a la actuación del CEO, así como cualquier otra cuestión de gestión que pueda tratarse mejor sin la dirección en la sala.
En la estructura dividida, el Presidente tiene las mismas responsabilidades. Una de las preocupaciones de este modelo es que crea una falta de claridad en cuanto a quién está a cargo. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la mayoría de las responsabilidades del Presidente comienzan con la palabra "asegurar" en lugar de "hacer". El trabajo del Presidente consiste más en asegurarse de que las cosas se hagan que en hacerlas él mismo. Por lo tanto, su trabajo no es dirigir la organización, sino dirigir el consejo. Y dirigir el consejo significa esencialmente asegurarse de que cumple con su función y sus responsabilidades.
Dicho esto, la estructura dividida requiere una fuerte coordinación entre el Presidente y el Director General. En este modelo, el director general suele tomar la iniciativa de establecer el orden del día y preparar el material de las reuniones. Aunque el papel del consejo es supervisar al director general, también debe apoyar al equipo directivo y aportar su experiencia y conocimientos. Para centrar eficazmente la atención del consejo de administración en los temas adecuados, el director general debe tener una fuerte participación en la fijación del orden del día, pero no tan fuerte como para comprometer la responsabilidad.
Además de preparar el orden del día y los materiales, algunos directores generales incluso se encargan de facilitar las reuniones del consejo de administración. Sin embargo, sea quien sea el que dirija la reunión, el Presidente debe asumir la responsabilidad de garantizar que la reunión se desarrolle correctamente y debe intervenir si las cosas se desvían.
Al más alto nivel, el presidente es responsable de hacer cumplir la responsabilidad de la gestión y la eficacia general del proceso del consejo. Una evaluación anual del consejo es una herramienta útil para garantizar su funcionamiento eficaz (para más información sobre las evaluaciones del consejo, consulte nuestro libro).
Normalmente, los estatutos de la empresa establecen que la junta directiva elige a su presidente. En la práctica, los propietarios tienen una gran influencia en la elección del presidente, al manifestar su preferencia por un presidente familiar frente a uno no familiar y su deseo de un modelo combinado o dividido. Independientemente de quién ocupe el puesto de presidente -un consejero independiente, un consejero delegado retirado o un consejero delegado en funciones-, el presidente debe recordar la importante responsabilidad de las relaciones con los accionistas. Recomendamos que el presidente escriba una carta periódica a los accionistas en la que resuma las actividades del consejo (por supuesto, sin revelar información confidencial), la presente en las reuniones de accionistas y busque la oportunidad de interactuar con ellos de manera más informal. El presidente también debería recibir y responder a las preguntas de los accionistas.
¿Cómo se aseguran las empresas familiares de tener una presidencia fuerte? En primer lugar, la familia debe aclarar su visión sobre cómo debe estructurarse la función. La familia también debe insistir en que se desarrolle una descripción del trabajo del Presidente (véase nuestro libro para ver un ejemplo). Idealmente, si la familia desea que un miembro de la familia ocupe la función de presidente, debe asegurarse de que exista un programa de desarrollo para crear las habilidades necesarias en un buen presidente. Este plan de desarrollo debería fomentar las oportunidades de liderazgo para los posibles candidatos, incluida la participación en otros consejos de administración con o sin ánimo de lucro. La familia también debe desarrollar sólidos programas de educación sobre la propiedad y crear oportunidades para que los candidatos asistan a programas de educación sobre el gobierno de la empresa familiar.
Con una visión clara y un plan a largo plazo para desarrollar un liderazgo capaz en la junta directiva, la familia puede proporcionar una dirección y un apoyo sólidos que contribuirán en gran medida a garantizar una junta directiva altamente funcional.