Al planificar su próxima reunión relacionada con la empresa familiar, ya sea una junta directiva, una reunión de accionistas o un retiro familiar, es probable que se encuentre con un dilema: ¿debe ser esta reunión en persona o virtual?

Esta elección, sobre todo si la realiza un propietario o un grupo familiar, es una decisión lógica que debe abordarse por consenso. Y, dado que la gente se está formando opiniones sobre las implicaciones de la seguridad personal y de grupo de reunirse en persona con mucha emoción - alimentada por niveles muy variados de conocimiento, comprensión, tolerancia al riesgo y miedo - esta decisión tiene el potencial de ser muy divisiva.

Para apoyarle a usted y a los sistemas de su empresa familiar mientras revisa y considera esta decisión, le ofrecemos el siguiente marco:

  • Factores a tener en cuenta para tomar esta decisión, y;
  • Un esbozo de proceso justo para llegar a una decisión consensuada

Factores

Hay varios factores que hay que tener en cuenta a la hora de decidir si se celebra una reunión por vídeo o en persona. A efectos de este artículo, los hemos agrupado en factores "duros" (situación normativa y sanitaria, propósito de la reunión, estado de la empresa) y factores "blandos" (comunicación, validación, poder y confianza). Cada medio (vídeo o en persona) tiene sus puntos fuertes y sus limitaciones, y cualquier decisión acertada sobre qué medio utilizar tendrá en cuenta tanto los factores duros como los blandos. 

Factores de dificultad

Situación normativa y sanitaria
Por supuesto, al planificar su reunión tendrá que cumplir la normativa vigente. Si alguno de los asistentes tiene problemas de salud, una reunión en persona que cumpla con todas las directrices normativas podría no ser una opción razonable. En el marco de los factores y la toma de decisiones que se exponen a continuación, hemos asumido que ha superado estos dos obstáculos y que debe mantener un debate más matizado.

Propósito de la reunión
La primera cuestión que animamos a las familias a pensar es el propósito de la reunión. Si el propósito de la reunión es revisar algunos datos y tomar decisiones sobre el negocio, el vídeo puede ser realmente el medio más productivo.

Hemos comprobado que los asistentes suelen centrarse más en la eficiencia durante las reuniones por vídeo. Las reuniones que solían durar una hora se completan en 30-40 minutos. Esta mayor eficiencia se debe a veces a que el medio no proporciona un lugar cómodo para la "pequeña charla". Cuando los asistentes hablan al mismo tiempo, solemos perder lo que cada uno dice. Además, cualquier retraso tecnológico hace que no podamos responder al lenguaje corporal o a las señales de voz.

Al mismo tiempo, la dificultad para entablar un cómodo intercambio de opiniones hace que algunas personas no puedan ser escuchadas. A lo largo de una serie de reuniones por vídeo, podemos perder detalles importantes de las perspectivas individuales a cambio de esta mayor eficiencia. Por ello, si el objetivo de la reunión es abordar iniciativas estratégicas críticas en equilibrio con la complejidad y las diferentes perspectivas de un grupo de propietarios, la reunión puede ser más provechosa en persona.

Estado de la empresa
Cuando el conflicto está candente o la empresa se enfrenta a graves problemas financieros u operativos, las familias a veces están dispuestas a abordar las conversaciones en cualquier medio.

Cuando se celebra desde pantallas individuales y desde salas separadas, hemos comprobado que el vídeo puede ofrecer algunas ventajas reales para hablar de temas polémicos. La distancia física del vídeo puede facilitar el intercambio de perspectivas y opiniones con menos emoción.

Con una preparación y facilitación adecuadas, las reuniones por vídeo pueden hacer avanzar los debates, incluso cuando el dolor y la urgencia son elevados.

Factores blandos

¿Cómo se comunica la familia?
Aunque sabemos que siempre podemos mejorar, también tenemos que ser honestos y conscientes de que la comunicación efectiva es difícil, independientemente del medio que utilicemos. Le animamos a que tenga en cuenta la capacidad de la familia para validarse mutuamente, la dinámica de poder en la familia y el nivel de confianza entre los asistentes a la reunión a la hora de elegir el medio más eficaz.

Validación en la comunicación
Al trabajar con clientes de empresas familiares, a menudo hacemos hincapié en la importancia de la validación cuando se comunica con un miembro de la familia. La validación, la sensación de ser escuchado y comprendido, puede darse de forma física (asintiendo con la cabeza y manteniendo el contacto visual) y verbal (repitiendo lo que se ha oído). Aunque no estéis de acuerdo, esta validación puede crear un diálogo positivo de ida y vuelta que permita que la conversación avance, en lugar de cerrarse y no progresar. Algunas frases que puedes utilizar para validar a los demás son

  • Si estoy en lo cierto, lo que oigo decir es ...
  • Según entiendo, estás sintiendo/pensando...
  • Te habrás sorprendido cuando ...
  • Así que, si pudiera resumir, le parece que ...

Además, si la tecnología no permite que la gente hable simultáneamente, la validación verbal puede ser un poco más incómoda. Durante las reuniones en persona, somos más hábiles para que varias personas se comuniquen al mismo tiempo, tanto de forma verbal como no verbal. La tecnología, por muy sofisticada que sea, no permite ese nivel de flexibilidad. Ethan Becker, director general de The Speech Improvement Company y autor de Mastering Communication at Work, afirma que "uno de los mayores retos de las videoconferencias es que el foco de atención se centra en una sola persona, lo que equivale a celebrar una reunión de la junta directiva en plena oscuridad y con un foco sobre la persona que habla".

Dinámica de poder
La dinámica de poder en una empresa familiar suele ser obvia y duradera, sobre todo en persona. A veces puede ayudar a conducir a la familia y a la empresa por un camino de éxito y crecimiento, mientras que otras veces puede representar tremendos desafíos y afectar drásticamente a la capacidad de la familia para comunicarse bien. Cuando piense en el medio de comunicación en el que celebrar una reunión de empresa familiar, le animamos a que tenga en cuenta esta dinámica de poder.

En las reuniones en persona, esta dinámica suele depender del lugar en el que se sientan las personas alrededor de la mesa. En las mesas rectangulares, tipo sala de juntas, el líder de la familia o de la empresa suele sentarse a la cabeza de la mesa para hacer valer su posición ante el grupo. A veces también puede dominar la reunión controlando el contenido de la misma con quién y cuándo se habla.

Este juego de poder en las reuniones por vídeo se hace más difícil porque todo el mundo es "igual" en cuanto a cómo se le ve en el ordenador. La persona que se percibe como poderosa puede no ser la anfitriona ni controlar la reunión y, por tanto, dar paso a otros para que "dirijan" la reunión y controlen el orden del día. Por último, las reuniones por vídeo desde entornos domésticos más íntimos tienden a humanizarnos a todos. La generación senior tiene a veces dificultades para conectarse, lo que les quita parte de su prestigio inherente. Las interrupciones de los animales domésticos y los niños (especialmente de los miembros de la familia más encorsetados) pueden eliminar la tensión y nivelar el terreno de juego de una manera que nunca ocurriría en una sala de conferencias.

Nivel de confianza
Cuando la confianza es alta y la preocupación por los motivos ocultos es baja o inexistente, el medio se convierte en un problema mucho menor. La confianza elevada reduce el problema de la dinámica de poder y suele conducir a una mejor validación y comunicación. Sin embargo, cuando la confianza es baja y el conflicto prevalece, a menudo no se concede el beneficio de la duda y a veces podemos cuestionar los motivos de los demás. Es entonces cuando la elección de un medio de comunicación se vuelve muy importante.

En las situaciones de alto conflicto y desequilibrio de poder que suelen darse con las familias que hacen negocios juntas, el modo de vídeo puede ofrecer algunas ventajas significativas. El hecho de que cada asistente se una en su propia pantalla nivela el campo de juego de una manera que es imposible cuando las partes interesadas están todas alrededor de la misma mesa. Hemos visto a miembros de la siguiente generación asumir responsabilidades y a personas más reacias a los conflictos decir lo que piensan cuando están en vídeo de un modo que no hemos visto cuando el mismo grupo se ha reunido en persona. Los desacuerdos más profundos y de larga duración a veces se difuminan y despersonalizan al no estar físicamente en la misma sala. A veces, esto proporciona el espacio para debatir cuestiones muy difíciles.

Decida cómo va a decidir antes de tener que decidir

Comenzamos este artículo señalando que la elección del medio para su próxima reunión -en persona o por vídeo- tiene el potencial de ser muy divisiva. También ofrece la oportunidad de unificar y alinear a las partes interesadas de la empresa familiar. Los factores que hemos esbozado anteriormente son excelentes puntos de debate. Para aprovechar al máximo la oportunidad de alineación, el grupo debe definir claramente su enfoque para la toma de decisiones, antes de entrar en la discusión de los factores mencionados.

Las percepciones de justicia en la toma de decisiones de la familia son fundamentales para la unidad y el compromiso familiar, y el diseño del proceso de toma de decisiones es fundamental para las percepciones de justicia.

Incluso si tiene procesos y políticas de toma de decisiones bien definidos, creemos que la gran variedad de opiniones y emociones que conlleva la decisión de una reunión "en persona o en vídeo" hacen que sea importante retroceder y dejar muy claro su proceso. Es posible que tenga que celebrar una reunión por vídeo para revisar y verificar este proceso de toma de decisiones antes de avanzar con una reunión en persona o por vídeo para su propósito original. 

¿Personal o virtual? La decisión en sí puede ser un reto a corto plazo. Pero la profundidad de las emociones y las perspectivas potencialmente amplias de las partes interesadas complican lo que podría parecer una elección sencilla. Aproveche esta oportunidad para crear (o repasar) su enfoque de toma de decisiones. Practicar los elementos del proceso justo es una de las contribuciones más significativas que puede hacer para apoyar la continuidad de la empresa familiar.

Pasos para un proceso justo

Estos son los pasos para diseñar un proceso de toma de decisiones justo desde el principio.

1. Asegúrese de que no hay sorpresas
Todos los que van a participar en la decisión:

  • Tiene la oportunidad de expresar sus opiniones en un plazo que le permite preparar y presentar sus puntos de vista;
    • Podría compartir este artículo con los responsables de la toma de decisiones, por ejemplo. Esto podría considerarse un antecedente "basado en hechos" que fundamenta al grupo con una base similar.
  • Sabe de antemano que habrá una llamada para tomar una decisión;
  • Sabe quién es el "dueño" de la decisión final; y
  • Sabe cómo se tomará la decisión (por ejemplo, consenso, voto por supermayoría, unanimidad, etc.).

2. Mantener la discusión con Sincere Care

  • Asegúrese de que todos los participantes se sientan respetados y escuchados creando y utilizando su código de conducta o creando y siguiendo las reglas básicas.
    • Los factores señalados anteriormente podrían proporcionar tanto una lectura previa como una lista de temas de debate para el grupo de toma de decisiones.
  • Hay que emplear varias técnicas para encontrar una solución que beneficie a todos antes de tomar una decisión.
    • Los factores anteriores son una buena lista de temas, pero no hay respuestas sencillas para cada uno de ellos.
  • Considere la posibilidad de utilizar un facilitador externo que le ayude a diseñar y dirigir el proceso, así como el enfoque de toma de decisiones. El facilitador debe ser competente y objetivo.

3. Asegúrese de que no hay conflictos de intereses
Un ejemplo de conflicto de intereses en este entorno puede ser la tolerancia al riesgo individual de alguien. Aunque el grupo puede saber que ninguno de los posibles asistentes tiene problemas de salud, si una persona tiene una gran aversión al riesgo en lo que respecta a los viajes o a la tecnología, puede "presionar" a favor de un medio u otro. Trabaje para entender los intereses subyacentes de los asistentes si parecen tener una predisposición hacia un medio que usted no entiende.

4. Seguimiento

  • Comunicar
  • Apoyar la decisión