La familia Doe celebra su segunda reunión familiar. John padre se levanta y revisa el acta de la última reunión. Al final, repasa la lista de tareas pendientes. A continuación, hace un seguimiento de cada miembro de la familia. "Jane, ¿cómo vas con la planificación de la visita a la planta para la tercera generación?" "Bueno, no hemos avanzado mucho en eso". "Joan, ¿tenemos una fecha fijada para el retiro familiar?" "No he podido ponerme en contacto con todos para ver si pueden hacer que nuestra primera fecha elegida funcione". "John Jr., ¿en qué punto estamos con el boletín familiar?" "Un par de personas han enviado actualizaciones, pero no tenemos suficiente contenido para crear un boletín".
Puede que las tareas no sean exactamente las mismas, pero ¿es un escenario con el que te sientes identificado? Si es así, no estás solo. Una vez que las familias se organizan lo suficiente como para identificar las cosas que les gustaría llevar a cabo juntos, el reto consiste en averiguar cómo llevarlas a cabo. Si tu familia tiene buenas intenciones pero no consigue poner en marcha sus planes, anímate. Hay una solución.
Lo que necesitas es una agenda. No en un sentido negativo, como el de "él sólo está tratando de imponer su propia agenda", sino en un sentido positivo, como el de un conjunto de cosas que quieres lograr. La mayoría de las familias tienen una agenda, hasta cierto punto, escrita o no, incluso si no son una familia empresaria. A menudo se coloca en un calendario o en una lista de tareas en un lugar donde todos puedan verla.
La agenda de una familia nuclear, y especialmente de una que reside en el mismo lugar, es más fácil de gestionar que la de una familia extensa. Una vez que se amplía este concepto a la agenda de una familia propietaria de un negocio, las cosas pueden complicarse bastante.
Los puntos que pueden estar en la agenda de una familia propietaria de un negocio incluyen:
- programar y/o planificar una reunión familiar;
- reunión con un planificador del patrimonio;
- revisión de un acuerdo de compraventa;
- crear un programa para la educación de la próxima generación.
| Punto del orden del día | Propietario | Fecha de vencimiento |
| Fijar la fecha y el lugar de la próxima reunión familiar | Jane | 2/28 |
| Crear un paquete de información para los nuevos cónyuges y los propietarios de la siguiente generación | John Sr. | 3/31 |
| Encuentre un planificador financiero para presentar en el retiro familiar | Junio | 2/28 |
| Investigar el grupo de empresas familiares de la universidad local | John Jr. | 4/30 |
| Enviar el estado financiero trimestral a todos los propietarios y programar una conferencia de propietarios para discutirlo. | Jim | 4/30 |
La lista podría ser interminable. El problema no estriba en identificar los elementos de la lista, sino en averiguar cómo se hará la lista. El reto consiste en determinar quién tiene la responsabilidad de crear y ejecutar la lista. ¿Y cómo se crea la responsabilidad para garantizar el seguimiento?
Hay varias maneras de gestionar una agenda familiar. En las primeras etapas de una empresa familiar, es más probable que la agenda se gestione de manera informal. Puede que ni siquiera esté claro que haya una agenda. Más bien, las prioridades surgirán de las discusiones sobre el negocio alrededor de la mesa de la cena o de la mesa de conferencias en el trabajo. El reto de tener una agenda familiar informal consiste en garantizar que se cumplan los puntos. Incluso cuando la agenda es corta y son relativamente pocas las personas que participan en la generación y realización de los puntos del orden del día, resulta útil llevar una lista escrita que incluya el punto del orden del día, la persona responsable de su realización y la fecha en la que se llevará a cabo.
También es importante asignar a alguien la responsabilidad de llevar el orden del día. Esta persona es responsable de actualizar la agenda y de hacer un seguimiento de los propietarios de los puntos de la agenda para asegurarse de que se cumplen. En general, es mejor que el jefe de la empresa no sea el responsable de la agenda familiar, aunque a veces no se puede evitar. El papel de guardián de la agenda es un gran trabajo para un adolescente o alguien no activo en el negocio, como una forma de involucrarse.
A medida que las familias se hacen más grandes, una agenda informal será más difícil de gestionar. Cuando una familia pasa a la segunda generación o más, la agenda puede convertirse en un componente de las reuniones familiares. Al igual que un plan estratégico para la empresa, la agenda es una forma de desarrollar, gestionar y comunicar los objetivos de la familia. De forma similar al escenario de la primera generación, la agenda familiar debe escribirse y se debe asignar un responsable de la agenda. La agenda debería distribuirse a la familia antes de cada reunión familiar, y la actualización de la agenda debería ser un tema del orden del día de las reuniones familiares. La propiedad del orden del día puede rotar anualmente, lo que proporciona mayores oportunidades de participación.
A medida que las familias se hacen más grandes, el consejo familiar es el propietario lógico del orden del día familiar. En un nivel alto, el desarrollo y la ejecución de la agenda familiar es el papel del consejo familiar. En el caso de las familias más avanzadas, la oficina familiar puede desempeñar también un papel en el mantenimiento de la agenda familiar. Aunque la oficina familiar puede ayudar a ejecutar los puntos y hacer un seguimiento para asegurarse de que se completan, sigue siendo importante que la familia se sienta dueña de la agenda. La familia debe generar la agenda y actualizarla en las reuniones de la familia o del consejo familiar.
En algunos casos, nadie en la familia será el propietario lógico de la agenda. Tal vez nadie tenga tiempo para comprometerse, o tal vez los miembros de la familia se sientan incómodos con que uno de sus parientes sea el dueño de la agenda. En estos casos, los consultores o asesores de la familia pueden desempeñar un valioso papel. Estas personas pueden facilitar un debate familiar sobre lo que debe figurar en el orden del día. Pueden redactar y distribuir el orden del día. Y también pueden hacer un seguimiento para asegurarse de que la agenda se ejecuta. Sin embargo, la familia debe desempeñar un papel activo en la elaboración del orden del día y en la asunción de los puntos del mismo. Si la propiedad de la agenda sale de la familia, se perderá la responsabilidad de cumplirla.
Entonces, ¿cómo empezar una agenda familiar si no has tenido esta disciplina antes? Antes de su próxima reunión familiar, pida a cada persona de la familia que escriba los puntos que cree que ya están en la agenda, y tres nuevos puntos que le gustaría añadir. Entregue esta información a una persona para que la recopile antes de la reunión. A continuación, dedique entre 30 y 60 minutos de la reunión a debatir el orden del día, acordar los puntos y asignar la responsabilidad de su realización. Lo más importante es decidir quién va a ser el responsable del orden del día y cómo va a gestionarlo para asegurarse de que se completa.
Si no tiene prevista una reunión familiar en un futuro próximo, aún puede poner por escrito las ideas del grupo solicitándolas por teléfono o por correo electrónico. Pero tendrá que programar una reunión para discutir y desarrollar la agenda. Lo más probable es que, de todos modos, ya tenga que celebrar una reunión familiar. Así que ya tienes el primer punto del orden del día para la reunión: ¡crear la agenda familiar!